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Online Meetings: mehr Produktivität im Arbeitsalltag

Eine unserer besten Lernkurven in den letzten Jahren ist diese: Wir können enorm Kosten und Zeit durch Online Meetings sparen. Das ist wahrscheinlich für die meisten, die das lesen nichts neues. Ich möchte aber in diesem Artikel, als eine Art von Erfahrungsbericht darstellen, wie einfach und wie selbstverständlich das für uns geworden ist. Und ich hoffe, dass ich Ihnen so Appetit auf Online Meetings machen kann.

Wie alles begann

Vor zwei Jahren begann unseren Zusammenarbeit mit HubSpot. HubSpot ist unser Softwarepartner für Marketing Automation Software und hat seinen Firmensitz im schönen Cambridge Massachusetts gleich neben Boston. HubSpot bietet nicht nur die genialste Marketing Automation Software der Welt an, sondern auch eine tolle Ausbildung zum Inbound Marketing Manager (HubSpot Academy) . Am Beginn der Zusammenarbeit hatten wir mindestens alle 2 Wochen einen Conference Call und lernten so GoToMeeting kennen. GoToMeeting ist eines der besten, wenn nicht das beste Online Meeting Tool, das ich kenne.

Unsere Kunden wünschen sich Online Meetings

Sehr bald fanden wir heraus, dass das nicht nur gut mit Gesprächspartner in Cambridge funktioniert, sondern auch zum Beispiel mit unserem Kunden T-Mobile in Wien Erdberg. Das Büro unserer Agentur ist sehr zentral mitten in Wien (Viel mehr Mitte geht kaum noch) und wir sind mit den öffentlichen Verkehrsmitteln in 30 Minuten bei fast allen Wiener Kunden. Trotzdem finden heute fast alle Jour fixes, auch für unsere Wiener Kunden als Online Meetings statt. Warum? Ganz einfach: Unsere Kunden wünschen das.

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Vorteile von Online Meetings für unser Kunden

Online Meetings sind nicht nur gut für uns - wir ersparen uns die Anreise, auch unsere Kunden profitieren.

  • Keine Reservierung für ein Besprechungszimmer: Bei großen Unternehmen oft eine ziemliche Herausforderung.
  • Einfachere Terminkoordination: Kollegen auf der Kundenseite aber auch unsere Kollegen, die unterwegs sind oder Home Office haben, können trotzdem teilnehmen.
  • Meetings beginnen pünktlich. Es gibt keine Ausreden, dass jemand die Straßenbahn nicht erwischt hat, oder dass jemand im Stau steht. Ja, die Teilnahme kann selbst in der Straßenbahn per Handy sein. Im Auto bitte immer mit Freisprecheinrichtung!
  • Zeitersparnis: Bei Online Meetings geht viel mehr weiter. Niemand ist abgelenkt, niemand verliert sich in Small Talk. Punkte werden diskutiert, Lösungen gefunden und Verantwortliche für die Umsetzung festgelegt.
  • Transparenz: Bei Online Meetings geht es gar nicht anders, als dass Sie ein Projekt Management Tool verwenden. Wir nutzen sehr gerne bei all unseren Kunden Basecamp. So wird die laufende Zusammenarbeit glasklar und effizient. 

GoToMeeting und Basecamp: Power House für Online Meetings

Erst wenn Sie GoToMeeting mit Basecamp kombinieren, ensteht ein Power House für Online Meetings.

Mit GoToMeeting steht Ihnen ein einfaches aber sehr leistungstarkes Online Meeting Tool zur Verfügung. Das Tool funktioniert als App im Browser, daher entfällt jede Installation auf dem Computer. Das ist sehr wichtig für neueTeilnehmer, die Sie einladen. Denn, wenn ein neuer Teilnehmer noch seine IT für die Installation braucht, ist der Spaß auch schon wieder vorbei.

Sie brauchen auch keine keine Einschulung, alles ist intuitiv und selbsterklärend. Einfach zu GoToMeeting gehen und registrieren. Es gibt eine kostenlose Version für 30 Tage. Die Vollversion kostet € 39,- pro Monat. Sofort stehen Ihnen unbegrenzten Online Meetings weltweit mit bis zu 25 Teilnehmern zur Verfügung.

Basecamp ist als Projekt Management Software deshalb so ideal, da Sie niemand erklären müssen wie das funktioniert. Wir nutzten vor Basecamp Windows Share Point. Das ist auch eine tolle Software für Colaboration und Projekt Management. Der Nachteil war nur, dass keiner unserer Kunden das Tool nutzte, wenn wir es anboten. Zu viel Erklärungsbedarf.

Bei Basecamp ist das anders. Wir registrieren unsere Kunden einfach für ein Basecamp-Projekt. Das ist alles. Basecamp schickt einen Link. Jeder Kunde findet sofort unsere ToDo-Listen, Diskussionen oder die Files, die wir hochgeladen haben.

Ein typisches Online Jour fixe

Typisch für ein Jour fixe bei uns ist, dass wir die Agenda als Diskussion auf Basecamp vorbereiteten und vorab an die Teilnehmer mit einem Klick versenden. Das Jour fixe ist mit einem Link als Serientermin im Outlook eingetragen. Eine Minute vor dem Jour fixe Termin klicken wir und unser Kunde den Link im Kalender zu GoToMeeting. Wir sind in ein paar Sekunden verbunden und sehen den Bildschirm auf dem bereits Basecamp läuft.

Beim Jour fixe selbst gehen wir die Agenda durch, fügen Messages zur Diskussion dazu und halten auf der ToDo-Liste fest, wer was bis zu welcher Deadline zu erledigen hat. Fertig. Oft besprechen wir in 30 Minuten was wir bei einem vor Ort Meeting in einer Stunde besprechen können. Kontaktberichte gibt es bei uns nicht mehr. Alles wird beim Meeting sofort dokumentiert.

Home Office: Wie soll das ohne Online Meeting gehen?

Die zweitbeste Lernkurve in den letzten Jahren war, dass wir mehr weiter bringen, wenn wir Home Office machen, oder wie unser Kunde T-Mobile es nennen würde: Mobiles Arbeiten. Ich persönliche arbeite so oft ich kann von zu Hause. Das kann schon 2 bis 3 mal die Woche sein.Für mich macht diese Freiheit wie ich arbeiten will, einen Großteil der Motivation mit meiner Arbeit aus.

Das heißt aber nicht, dass wir an diesen Tagen keine internen Besprechungen haben. Manchmal organisiert, manchmal auch ganz spontan. Wenn zum Beispiel Sam, mein Kollege ganz plötzlich mit mir einen neuen Workflow in der HubSpot Software besprechen möchte, schickt er mir üblicherweise spontan eine GoToMeeting Einladung und schon sind wir auf einem Bildschirm verbunden und können diskutieren.

Für das interne Projektmanagement verwenden wir Asana. Asana ist etwas komplexer als Basecamp, kann dafür aber wesentlich mehr. Unseren Kunden wollen wir die Komplexität nicht antun und eigentlich kommen wir mit Basecamp bei den Kunden gut aus.

Grenzen von Online Meetings

Sicher können wir nicht Monate lang komplett auf den persönlichen Kundenkontakt vor Ort verzichten und nur einmal im Monat im Büro vorbeischauen. Virtuelle Meetings können direkten persönlichen Kontakt nicht ersetzen, aber sie haben viele Vorteile, die uns den Arbeitsalltag erleichtern.

Der persönliche Kontakt zu Kollegen und Kunden ist ebenso wichtig und so ist ein Mix aus Online und realen Meetings die perfekte Kombination, um möglichst viel Spaß bei der Arbeit zu haben und möglichst viel weiter zu bringen.

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Martin Bredl

Über Martin Bredl

Pionier im Inbound Marketing mit viel Erfahrung im Bereich Marketing Automation. Ist auch als Lektor am FH Joanneum tätig. Träumt von einer Farm in Afrika.