Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Take Off PR GmbH
Grete-Zimmer-Gasse 9, 1220 Wien
E-Mail: office@takeoffpr.com

2. Wann sind wir Verantwortlicher und wann Auftragsverarbeiter?

Wir handeln als Verantwortlicher, wenn wir personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeiten (z. B. Website, Marketing, Kundendaten). Als Auftragsverarbeiter handeln wir, wenn wir Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. bei Projekten, Kampagnen, Datenanalysen). Dafür bestehen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

• Stammdaten (Name, Titel, Anrede, Geschlecht)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail)
• Berufliche Informationen (Position, Unternehmen, Branche, Unternehmensgröße, Land, Link zum beruflichen Profil, z. B. LinkedIn)
• Interaktionsdaten (Formularangaben, Webinar-Anmeldung und -Teilnahme, E-Mail-Öffnungen und -Klicks, Nachrichten, Gesprächsnotizen)
• Bewertungsdaten (Passung zu unserem Zielkundenprofil, Engagement-Wert – siehe Abschnitt 7)
• Aktivitäts- und Nutzungsdaten (besuchte Seiten, Interessen)
• Metadaten (IP-Adresse, Standort, Geräteinformationen)
• Protokolldaten (z. B. Zugriffszeiten, Clickstreams)

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeiten wir nicht.

4. Herkunft der Daten

Die meisten Daten erhalten wir direkt von Ihnen – über Formulare, Webinar-Anmeldungen, E-Mails, Gespräche oder Visitenkarten.

Zusätzlich verarbeiten wir berufliche Kontaktdaten aus diesen Quellen:

• Berufliche Netzwerke: Ihr Profil auf LinkedIn, einschließlich LinkedIn Sales Navigator
• Apollo.io: Ergänzung fehlender beruflicher Angaben (Position, Profil-Link, Unternehmensgröße, Land) zu Kontakten, die bereits in unserem System sind
• Öffentlich zugängliche Quellen: Unternehmenswebsites, Impressen, Firmenbuch, Fachmedien

Erheben wir Daten nicht bei Ihnen selbst, weisen wir Sie spätestens bei der ersten Kontaktaufnahme, längstens innerhalb eines Monats, auf diese Datenschutzerklärung hin (Art. 14 DSGVO).

5. Zwecke der Verarbeitung

• Marketing, Vertrieb, Kampagnen
• Newsletter, Direktwerbung
• Leadgenerierung und -pflege, einschließlich Ergänzung beruflicher Angaben und Bewertung von Kontakten (Abschnitt 7)
• Durchführung von Webinaren (Abschnitt 8)
• Webseitenanalyse und Conversion-Optimierung
• Vertragsabwicklung
• Betrieb der Website und Online-Dienste

6. Rechtsgrundlagen

Unser berechtigtes Interesse ist wirtschaftlicher Natur: Als B2B-Dienstleister wollen wir Unternehmen erreichen, für die unsere Leistungen relevant sind, und mit Entscheidungsträgern in Kontakt bleiben (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Wir verarbeiten dafür nur berufliche Daten, die Sie in Ihrer beruflichen Rolle betreffen.

Widerruf der Einwilligung ist jederzeit möglich – über den Abmeldelink in jeder E-Mail, das Consent-Tool oder per E-Mail an office@takeoffpr.com.

7. Bewertung von Kontakten

Damit wir uns nur bei passenden Ansprechpartnern melden, bewerten wir berufliche Kontakte:

• Passung zum Zielkundenprofil: Anhand von Position, Unternehmensgröße, Branche und Land prüfen wir, ob ein Kontakt zu unseren typischen Kunden passt. Diese Prüfung erfolgt teilweise automatisiert, auch mithilfe von KI (Anthropic, siehe Abschnitt 10).
• Engagement-Wert: Aus Interaktionen wie Webinar-Teilnahme, Downloads oder E-Mail-Klicks ergibt sich ein Wert, der zeigt, wie aktiv sich ein Kontakt mit unseren Inhalten beschäftigt.

Die Bewertungen dienen nur der Entscheidung, ob und wann wir uns persönlich melden. Sie haben keine rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung für Sie. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Webinare und telefonische Kontaktaufnahme

Für Webinare nutzen wir Zoom. Mit Ihrer Anmeldung verarbeiten wir Ihre Formularangaben, um Ihnen Zugangslink, Erinnerungen und die Aufzeichnung zu senden. Andere Teilnehmer sehen gegebenenfalls Ihren Anzeigenamen und Ihre Beiträge im Chat.

Webinare werden aufgezeichnet. Teilnehmer sind in der Aufzeichnung nur sichtbar oder hörbar, wenn sie selbst Kamera oder Mikrofon aktivieren. Zu Beginn weisen wir auf die Aufzeichnung hin.

Die Angabe einer Telefonnummer ist freiwillig. Geben Sie sie an, rufen wir Sie an, um Ihre Fragen zum Webinar-Thema zu besprechen.

9. Cookies & Consent Management

Wir verwenden Cookies und ähnliche Technologien, um unsere Website sicher und funktionsfähig zu betreiben und die Nutzung zu analysieren.

Dabei setzen wir u. a. HubSpot und Google Analytics ein. Details zu den eingesetzten Cookies finden Sie im Abschnitt „Cookie-Richtlinie“ am Ende dieser Datenschutzerklärung.

Wir verwenden ein Consent Management Tool (HubSpot Consent Tool), das Ihnen ermöglicht:

• der Nutzung nicht notwendiger Cookies aktiv zuzustimmen (Opt-in)
• Ihre Einwilligung jederzeit zu ändern oder zu widerrufen.

10. Empfänger und Drittanbieter

Soweit Dienstleister in unserem Auftrag tätig sind, bestehen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.

Darüber hinaus Steuerberater, Rechtsanwälte und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchsetzung von Ansprüchen erforderlich.

11. Übermittlung in Drittländer

Übertragungen in die USA erfolgen an Anbieter, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind (mehr Infos: https://www.dataprivacyframework.gov), oder auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

12. Speicherdauer

• Interessenten- und Kontaktdaten: bis drei Jahre nach der letzten Interaktion (z. B. E-Mail-Öffnung, Webinar-Teilnahme, Gespräch, Nachricht). Danach löschen wir sie.
• Bei Widerspruch gegen Direktwerbung: Wir löschen Ihre Daten und behalten nur einen Sperrvermerk, damit wir Sie nicht erneut ansprechen.
• Einwilligungen: bis zum Widerruf; den Nachweis bewahren wir bis drei Jahre danach auf.
• Kunden- und Vertragsdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, danach nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre, § 132 BAO).
• Webinar-Aufzeichnungen: längstens drei Jahre.

Auf Anfrage löschen wir Daten früher, sofern keine rechtlichen Verpflichtungen entgegenstehen.

13. LinkedIn-Unternehmensseite

Für die Statistiken unserer LinkedIn-Unternehmensseite („Page Insights“) sind wir gemeinsam mit LinkedIn Ireland Unlimited Company verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir erhalten dabei nur zusammengefasste Statistiken. Die Vereinbarung finden Sie unter https://legal.linkedin.com/pages-joint-controller-addendum. Ihre Rechte können Sie bei LinkedIn oder bei uns geltend machen.

14. Ihre Rechte

• Auskunft, Berichtigung, Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerruf erteilter Einwilligungen
• Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at)

Wenden Sie sich dazu an office@takeoffpr.com.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, können Sie dem jederzeit aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Der Verarbeitung für Direktwerbung – einschließlich der Bewertung nach Abschnitt 7 – können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Eine formlose Nachricht an office@takeoffpr.com oder eine Antwort auf unsere Nachricht genügt.

15. Opt-out bei personalisierter Werbung

• optout.aboutads.info
• youronlinechoices.eu
• LinkedIn Opt-out

16. Sicherheit der Daten

Wir setzen technische, organisatorische und physische Sicherheitsmaßnahmen ein und wählen Dienstleister mit anerkannten Sicherheitsstandards. Datenübermittlungen an Dienstleister werden sorgfältig geprüft, vertraglich geregelt und abgesichert. Mehr zu HubSpot: https://trust.hubspot.com

17. Umgang mit Testimonials & öffentlichen Inhalten

Kundenstimmen veröffentlichen wir nur mit Zustimmung der Genannten. Öffentlich gepostete Inhalte (Kommentare, Testimonials) können für andere sichtbar sein.

18. Anti-Spam-Richtlinie

Werbliche E-Mails versenden wir nur mit Ihrer Einwilligung oder, bei Kunden, für ähnliche Leistungen. Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Nachrichten über LinkedIn schreiben wir persönlich, nicht automatisiert. Anrufe erfolgen in Österreich nur, wenn Sie uns Ihre Telefonnummer dafür gegeben haben; bei Unternehmen in Deutschland im Rahmen von § 7 Abs. 2 Nr. 1 dUWG.

19. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Erklärung regelmäßig. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir aktiv. Stand: September 2026

Appendix: Cookie-Richtlinie

Cookies sind kleine Textdateien, die beim Besuch einer Website auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Sie helfen, die Website nutzbar, sicher und effizient zu machen. Wir nutzen außerdem ähnliche Technologien wie Pixel, Tags und lokale Speicherung.

Warum verwenden wir Cookies?

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Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Cookie-Richtlinie bei Bedarf zu aktualisieren. Stand: September 2026