HubSpot hat viele Funktionen und bietet viele Möglichkeiten. Die Nutzung ist zwar dank der bereitgestellten Academy und der Knowledgebase einfach, bringt aber trotzdem oft nicht den gewünschten ROI.
Vertrieb und Marketing sind frustriert mit der Plattform und es läuft nicht so, wie es ursprünglich geplant war. Daneben kann die HubSpot-Software mit unterschiedlichen Hubs und Kontaktlimits mitunter recht teuer werden.
Es gibt aber auch Unternehmen, die HubSpot mehr als gewinnbringend einsetzen, bei denen alles wie am Schnürchen läuft und nahtlos ineinander greift.
Was können Sie tun, damit sich auch Ihre Investition in HubSpot wirklich rentiert?
Wir haben eine Anleitung mit sinnvollen Schritten und nützliche, weiterführende Links zusammengestellt, um Ihnen und Ihren Teams die Nutzung von HubSpot zu erleichtern und sicherzustellen, dass sich HubSpot auch für Ihr Unternehmen voll auszahlt.
1. Bestimmen Sie einen dedizierten HubSpot-Admin
Es ist essenziell, den Überblick zu behalten. Setzen Sie also jemanden als dedizierten Administrator für Ihr HubSpot Portal ein.
Vor allem, wenn verschiedene Abteilungen mit HubSpot arbeiten, stellt sich schnell Chaos ein. Damit Kontaktlisten, Eigenschaftsfelder, Automatisierungen und Reports organisiert bleiben, empfiehlt es sich, jemanden als Administrator zu bestimmen.
Das ist oft jemand aus dem Marketing, aber auch jemand aus der IT-Abteilung oder dem Vertrieb kann hervorragend geeignet sein. Wichtig dabei ist, dass die HubSpot-Administration einiges an Arbeitszeit beansprucht. Übertragen Sie diese Aufgabe also eher an einen Mitarbeiter, der Kapazitäten übrig hat.
Zu den Aufgaben des HubSpot Admin gehört die Schulung von neuen Mitarbeitern, Troubleshooting und die Sicherstellung der Einhaltung von internen Richtlinien und Erwartungen an HubSpot. So können Sie die Plattform zielgerichtet und sinnvoll ausnutzen.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Jeder in Ihrem Unternehmen weiß (oder kann leicht herausfinden), wer für HubSpot zuständig ist.
- Jeder im Marketing und Vertrieb weiß, was Ihr Unternehmen mit dem Einsatz von HubSpot erreichen möchte.
- Sie verwenden HubSpot in Ihrem Unternehmen, um die Ergebnisse der Anstrengungen von Marketing und Vertrieb zu messen.
2. Bilden Sie Conversion-Pfade in HubSpot ab
Mit HubSpot haben Sie alle Daten zur Customer Journey in einem Portal. Von Ihrer Website über Call-To-Actions und Formulare durch den Lead-Nurturing-Prozess, bis hin zum Verkaufsabschluss können Sie alle Konversionsraten messen und optimieren.
Die Reporting-Funktionen im HubSpot können hier aushelfen. Erstellen Sie einen "Attribution Report", um zu sehen, welcher Content auf Ihrer Seite die meisten Abschlüsse generiert. Auch Conversions von einer Lead-Phase zur nächsten können leicht abgebildet werden.
Dann können Sie anhand von Daten entscheiden, wo Optimierungsbedarf besteht und gezielt Maßnahmen setzen. Machen Sie es Ihren Leads so einfach wie möglich, zu Kunden zu werden!
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Sie haben eingängige, benutzerfreundliche Conversion-Pfade für ihre potenziellen Kunden.
- Sie erfassen angemessene Informationen in bestimmten Schritten ihrer Customer Journey, die für ein zielgerichtetes Follow-up verwendet werden können.
- Die Customer Journey wird regelmäßig überprüft und verbessert, um die bestmögliche Customer Experience bieten zu können
3. Legen Sie einen internen Prozess zur Leadbearbeitung für alle CRM-Benutzer fest
Von der Datenqualität im CRM hängt viel ab! Eine verwirrende Datenbank verhindert es, nützliche Reportings zu erstellen und Leads richtig zu bearbeiten. Beispielsweise ist es wichtig, dass es nur ein einziges eindeutiges Feld im Datensatz für die Lifecycle-Phasen gibt.
Ebenso ist es wichtig, dass sich jeder Vertriebsmitarbeiter auf die Liste der zugeteilten Leads verlassen kann und kein Kontakt unbearbeitet bleibt. Stellen Sie sicher, dass jeder im Vertrieb und Marketing weiß, welche Daten in welcher Phase wie anzugeben sind. Somit sind immer alle auf dem neuesten Stand und die Effizienz der internen Abläufe steigt.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Alle nötigen Felder sind immer bei allen Kontakten befüllt, durch die ganze Customer Journey hinweg.
- Alle Kontakte haben einen aktuellen Lead-Status oder eine Lifecycle-Phase, auf deren Bedeutung sich alle im Unternehmen verständigt haben und im Klaren sind.
- Sie haben einen Prozess, der Leads automatisch qualifiziert oder disqualifiziert und einen Prozess dafür, was mit den jeweiligen Leads weiter geschieht.
4. Ermöglichen Sie es dem Vertrieb, das HubSpot CRM effizient zu nutzen
Oft sträuben sich Vertriebsteams dagegen, alle Aktivitäten im CRM einzutragen und es zur Gänze auszunutzen. Lieber gehen sie den Weg, den sie bereits kennen und das womöglich bereits jahrelang und erfolgreich.
Allerdings kann ein CRM wirklich große Dinge für Ihren Vertrieb leisten. Geschäftsfälle sind dank Pipelines organisiert, das Follow-up geschieht automatisch und der gesamte Vertrieb weiß bei jedem Lead stets, was als Nächstes zu tun ist.
Wenn der Vertrieb intensiv mit HubSpot arbeitet, zeigt sich die Macht der Plattform erst so richtig. Und nur so kann HubSpot Geschäftsabschlüsse erleichtern und zu einem positiven ROI beitragen.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Der gesamte Vertriebsprozess und alle Sales-Aktivitäten werden im CRM festgehalten.
- Ihre Sales-Pipeline spiegelt Ihren Vertriebsprozess akkurat wider.
- Ihr Vertriebsteam wird anhand von echten Daten trainiert und gecoacht.
5. Vereinen Sie die Anstrengungen von Marketing und Vertrieb
Wenn Sie einen HubSpot Admin haben und alle Ihre Teams mit an Board sind, können Sie voll durchstarten. Der vom Marketing produzierte Content kann gezielt den Vertriebsprozess unterstützen und der Vertrieb kann die Interaktionen der potenziellen Kunden mit Ads, Website und Content nachvollziehen und darauf aufbauen.
Alle Daten sind dank HubSpot in einem Portal vereint, was die Zusammenarbeit von Marketing- und Vertriebsteams einfach macht. Die Übergabe von qualifizierten Leads sollte reibungslos ablaufen und die vereinten Anstrengungen gemeinsam auswertbar sein.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Ihr Content ist leicht auf Ihrer Website auffindbar und einfach zu navigieren.
- Ihr Sales-Team verwendet Content aus dem Marketing, um Leads zu qualifizieren.
- Sie können nachvollziehen, welcher Content wie stark zu Ihrem Umsatz beiträgt.
Zum Thema Content-Erstellung empfehlen wir Ihnen auch unseren Leitfaden "Wirklich guten Content erstellen".
6. Halten Sie Ihre Daten sauber und organisiert
Wie bereits erwähnt, hängt viel von einer sauberen Datenbank ab. Regelmäßige Überprüfungen und Clean-ups sind hier sehr hilfreich. Stellen Sie sicher, dass Ihr Portal nicht im Wildwuchs von Listen, Formularen und Eigenschaftsfeldern versinkt.
Führen Sie ein eindeutiges Benennungsschema für Kampagnen ein, sodass die relevanten Informationen jederzeit gefunden werden können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie den Überblick über die Subscription-Types (E-Mail Abonnements) nicht verlieren und die Einwilligung zur Datenschutzbestimmung jedes Kontakts nachvollziehbar ist.
Mit sauberen Daten fällt die Segmentierung der Kontakte im CRM leicht, was wiederum das Reporting stark vereinfacht.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Sie halten sämtliche Datenschutzrichtlinien ein (hier finden mehr zum Thema HubSpot und Datenschutz)
- Sie können Ihre Daten für Marketing, Vertrieb und Service sinnvoll und einfach so segmentieren, wie sie gebraucht werden.
- Sie evaluieren und bereinigen die Daten Ihrer Organisation regelmäßig.
7. Machen Sie Ihr CRM zum "Single Point of Truth"
HubSpot spielt als CRM wahrscheinlich für fast alle Phasen Ihrer Customer Journey eine Rolle. Im Idealfall ist es ein "Single Point of Truth" für alle Ihre Daten. Das bedeutet, dass die Daten im HubSpot in jedem Fall richtig und verlässlich sind.
Dazu muss der Vertrieb sämtliche Aktivitäten protokollieren und das Marketing-Team die Lead-Listen sauber und übersichtlich halten. Eingängige Prozesse und ein HubSpot Administrator helfen immens dabei, diesen Zustand herzustellen und beizubehalten.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Alle Prospects, Leads und Kunden haben einen dazugehörigen Kontakt- und Unternehmensdatensatz mit aktuellen Daten im HubSpot.
- Jeder im Team weiß, für welche Daten er oder sie verantwortlich ist.
- Alle relevanten Aktivitäten werden im CRM protokolliert – frei nach dem Motto: "Wenn es nicht im CRM ist, ist es nicht passiert".
8. Verwenden Sie Reports und Dashboards, um Entscheidungen zu treffen
Wenn Sie sich auf die Daten im HubSpot verlassen können, sind Reports und Dashboards Gold wert. Die Anzahl von gewonnenen Leads und Verträgen lässt sich über Kampagnen hinweg aufschlüsseln, Whitepaper-Downloads und Websitebesucher können genauso ausgewertet werden wie die Vertriebsteam-Performance.
HubSpot kann aber viel mehr, da sich alle diese Daten im selben Portal befinden und in Bezug zueinander setzen lassen.
- Sie können daher genau bestimmen:
- Welcher Content am meisten zu Vertragsabschlüssen beiträgt.
- Welcher Content wie oft vom Vertrieb versendet wird.
- Wie hoch die Conversion Rates in jedem Schritt der Customer-Journey sind.
- Wie lange ein Deal von der Erstellung bis zum Abschluss im Durchschnitt benötigt.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Sie erstellen Reports, die die wichtigsten und relevantesten Daten für alle im Unternehmen sichtbar machen.
- Jeder im Unternehmen hat Zugriff auf ein Dashboard, das für seine/ihre Rolle relevante Daten enthält.
- Sie treffen regelmäßig Entscheidungen, die auf fundierten Daten aus Reports fußen.
9. Machen Sie den Marketing und HubSpot ROI für alle sichtbar
Wenn HubSpot in Ihrem Unternehmen wie eine gut geölte Maschine läuft, wissen Sie genau, welchen ROI die Marketingmaßnahmen in Ihrem Unternehmen haben und wie HubSpot dazu beiträgt. Ihr gesamtes Team weiß, was ihre Anstrengungen bewirken und wie alle Prozesse ineinanderlaufen.
Jetzt ist es Zeit, Erfolge auch zu würdigen und zu feiern: Zeigen und teilen Sie mit dem gesamten Unternehmen, was Sie und Ihr Team erreicht haben.
Das sollten Sie in Ihrem Unternehmen sicherstellen:
- Prüfen Sie regelmäßig den Content, der am meisten zum Umsatz beigetragen hat – und highlighten Sie diesen Content intern.
- Nutzen Sie Performance-Reports, um die Leistungen Ihres Teams auch optisch aufzubereiten und intern zu teilen.
- Erstellen Sie Dashboards, auf denen die wichtigsten Metriken abgebildet und laufend aktualisiert werden – und auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat.
