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Wie erstelle ich einen Workflow in HubSpot?

Workflows begleiten uns schon sehr viele Jahre und sind ein wichtiger Teil von Marketing Automation. Sind sie einmal ordentlich geplant und eingerichtet, erleichtern sie einem die Arbeit enorm. Viele Schritte im Inbound Marketing können dadurch automatisiert werden. Der Weg zu einem fertigen Workflow ist aber nicht immer leicht. Einige Workflows sind sehr aufwendig und dadurch auch fehleranfällig. Daher ist es wichtig sich ein genaues Konzept zurechtzulegen und Schritt für Schritt den Workflow zu planen. 

In diesem Beitrag habe ich die wichtigsten Schritte zusammengefasst, die bei der Erstellung beachtet werden sollten. Dazu verwende ich einen vereinfachten Workflow, um einen genaueren Einblick zu geben. Aber zu Beginn noch eine kurze Einführung, was wir unter einem Workflow verstehen. 

Was genau ist ein Workflow?

Unter einem Workflow im Sinne von Marketing Automation verstehen wir eine Reihe von automatisierten Abläufen, die durch ein bestimmtes Verhalten eines Kontaktes oder einer Einstellung ausgelöst werden. So können mit einem Workflow automatisiert E-Mails versendet werden, bestimmte Eigenschaften einem Kontakt zugeordnet werden oder Kontakte zu Listen hinzugefügt oder gelöscht werden. Workflows sind sehr vielfältig und können durch die vielen unterschiedlichen Verzweigungen zur echten Herausforderung werden. 

Wir empfehlen daher vor der Erstellung in HubSpot die einzelnen Schritte genau durchzugehen, ein Konzept zu entwickeln und dieses auch bildlich festzuhalten. Ich habe die wichtigsten Schritte für Sie hier zusammengefasst und verwende dafür einen einfachen Workflow als Beispiel. 

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1. Workflow Ziel definieren 

Wie bei allen Marketingaktivitäten ist es auch bei einem Workflow wichtig vorher ein entsprechendes Ziel zu definieren. Was soll der Workflow bewirken? Manche Workflows sind sehr einfach und haben nur eine einzelne Aktion, andere wiederum ziehen sich sehr in die Länge. Vielleicht wollen Sie einfach nur bestimmten Kontakten eine Eigenschaft zuordnen, vielleicht aber auch die einzelnen Leads mit Hilfe von Lead-Nurturing Mails durch die Buyers Journey begleiten. Definieren Sie Ihr Ziel genau und dann können Sie auch schon beginnen Ihr Konzept zu erstellen. 

In unserem Fall wollen wir einen Workflow erstellen, der allen Kontakten, die unser Whitepaper “Leadgenerierung” heruntergeladen haben, anschließend 3 Mails zusenden im zeitlichen Abstand von jeweils 3 Tagen. In diesen E-Mails werden zusätzliche Informationen angeboten und im letzten E-Mail ein Expertengespräch. Ziel des Workflows soll es sein, dass die Kontakte sich für das Gespräch anmelden. 

2. Workflow-Konzept erstellen 

Workflows können mitunter sehr aufwendig und kompliziert sein. Daher ist es wichtig sich vor der Erstellung ein Konzept zurechtzulegen. Dazu eignet sich besonders gut, den Workflow vorher bildlich aufzuzeichnen. Wir verwenden dazu die App draw.io. Damit können wir unsere Workflows und jeden einzelnen Schritt genau abbilden. So kommt man mit den vielen unterschiedlichen Verzweigungen nicht durcheinander und es können Fehler vermieden werden. Wir verwenden es auch, um den Workflow unseren Kunden zu präsentieren und ihn durchzusprechen. 

Hier das Beispiel des oben beschriebenen Workflows:

Workflow Konzept

Wenn das bildliche Konzept fertig ist, überlegen wir uns welche Vorkehrungen notwendig sind um den Workflow in HubSpot erstellen zu können. 

3. Notwendige Vorkehrungen treffen

Gehen Sie im nächsten Schritt den Workflow noch einmal durch und überlegen Sie, was Sie alles brauchen, um den Workflow zu erstellen. In unserem Fall ist das die Erstellung der drei E-Mails. Es ist dafür notwendig die passenden Inhalte der Mails zu überlegen und diese anschließend in HubSpot zu erstellen, erst dann können wir mit dem Workflow beginnen. Das kann aber auch zum Beispiel eine Liste sein oder eine Property, es kommt immer auf das Ziel an, dass Sie vorher festgelegt haben. 

4. Workflow in HubSpot erstellen

Workflow Typ festlegen

HubSpot hat ein eigenes Workflow-Tool integriert, das laufend erweitert wird und viele unterschiedliche Funktionen bietet. Sie finden es unter dem Menüpunkt “Automation”. Gleich zu Beginn besteht die Auswahlmöglichkeit zwischen Kontakt oder Unternehmen. In den erweiterten Versionen Sales Hub und Service Hub kann auch noch zwischen Deal, Ticket oder Quote gewählt werden. Es stehen auch Templates zur Verfügung die schon vorgefertigte Abläufe enthalten. Da Workflows für jeden Kunden sehr individuell sind, haben wir diese bis jetzt noch nicht verwenden können. 

Workflow HubSpot

Ganz wichtig ist es auch noch dem Workflow einen passenden Namen zu geben, da sonst ein Chaos entsteht, sobald viele verschiedene Workflows vorhanden sind.

Wenn der Kontakt abhängige Workflow gewählt wurde kann im weiteren Schritt zwischen “von Neu starten”, “auf ein spezifisches Datum” oder “ein Datum eines Kontaktes” ausgewählt werden. Wir starten die meisten Workflows komplett neu, also ohne, dass etwas vorgegeben ist. Die zweite Option eignet sich für Webinare oder bestimmte Events, weil hier das Datum eine wichtige Rolle spielt und die Dritte, um auf ein bestimmtes Datum eines Kontaktes einzugehen, zum Beispiel wann ein Kontakt zum Kunden geworden ist. 

In unserem Fall entscheide ich mich für einen Kontakt-Workflow, der komplett neu erstellt wird. 

Startbedingung auswählen und Abläufe erstellen

Im nächsten Schritt wird die Startbedingung ausgewählt. Zum Beispiel soll der Workflow für alle starten, die ein bestimmtes Whitepaper heruntergeladen haben, oder die sich in einer Liste befinden oder eine E-Mail geöffnet haben etc. Hier sind fast keine Grenzen gesetzt und es können alle Kontakteigenschaften oder Eigenschaften des Unternehmens als Trigger herangezogen werden. Im Anschluss können Sie dann Ihren gesamten Workflow in das Tool eingeben. 

Ich wähle für meinen Workflow die Startbedingung aus, dass der Kontakt die Anleitung zur Leadgenerierung heruntergeladen hat. Anschließend erfolgt eine dreitägige Pause und dann erhält er die erste Workflow-E-Mail und wieder drei Tage Pause, dann die zweite und noch einmal drei Tage Pause und die dritte E-Mail (in der Grafik nur bis E-Mail 1). 

Workflow HubSpot Leadgenerierung

Bei den Startbedingungen kann auch noch festgelegt werden, ob ein Kontakt ein weiteres Mal den Workflow durchlaufen kann oder nur ein einziges Mal. 

Workflow Einstellungen 

Zum Abschluss können Sie Ihren Workflow dann noch durch verschiedene Einstellungen spezifizieren. Es können Wochentage und Uhrzeiten eingeschränkt werden oder bestimmte Kontakte ausgeschlossen werden. 

Unter “Workflow Goal” können Sie auch Ihr vorher definiertes Ziel einstellen. In unserem Fall wäre das Ziel erreicht, sobald ein Kontakt das Expertengespräch angefordert hat. Sobald jemand diese Zielvorgabe erfüllt, wird er automatisch aus dem Workflow herausgenommen. 

Workflow Goal HubSpot

5. Workflows regelmäßig updaten 

Sobald ein Workflow eingeschalten wurde läuft alles automatisch ab. Dadurch kann es passieren, dass er in Vergessenheit gerät. Es ist daher immer wichtig die Workflows regelmäßig durchzugehen und zu schauen ob sie noch aktuell sind, oder ob Änderungen notwendig sind. Auch die E-Mails und Listen, die Sie im Workflow in Verwendung haben müssen immer auf ihre Aktualität geprüft werden. Am besten Sie setzen sich nach ein paar Monaten einen Task, um die Performance des Workflows auszuwerten und zu sehen ob er auch gut funktioniert. Um nicht darauf zu vergessen, können Sie sich diesen Task mithilfe eines Workflows automatisch zuordnen. 

Fazit: Workflow in HubSpot erstellen

Workflows wirken oft auf den ersten Blick sehr kompliziert, aber sobald sie einmal eingerichtet sind, nehmen Sie einem enorm viel Arbeit ab. E-Mails können automatisch versendet, Tasks zugeordnet, Listen erstellt und Eigenschaften zugewiesen werden, um nur ein paar Dinge zu nennen, die mit Workflows möglich sind. Nehmen Sie sich die Zeit, um die Workflows im vorhinein gut zu planen, ein Ziel festzulegen und grafisch darzustellen. Dadurch wird es leichter sie nachher in HubSpot zu integrieren und es können viele Fehler vermieden werden. 

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Stefanie Kargl

Über Stefanie Kargl

Inbound Marketing Consultant und HubSpot User Group Leiterin. Liebt sportliche Aktivitäten - begeisterte Tänzerin.