Inbound Marketing Tools: Unser Toolstack (+ Kosten für 2025)

Wer heute B2B-Marketing macht, ertrinkt schnell in Marketing Tools.

Jeden Tag neue Funktionen, überall "AI inside".

Hier ist unser Gegenmittel: ein ehrlicher Blick auf den Toolstack, mit dem wir als Inbound Marketing Agentur 2025 arbeiten – inklusive Kostenbild und Begründung, warum welches Tool drin ist (und welches nicht).

Die Kurzfassung vorneweg:

HubSpot ist das Betriebssystem für unser Inbound Marketing.

Drumherum setzen wir wenige, klar definierte Marketing Tools ein.

So bleiben Kosten planbar und wir produktiv.

Über unsere Inbound Marketing Tools sprechen wir auch in dieser Folge unseres Podcasts "No leads, no fun":

Unser Inbound Marketing Herzstück: HubSpot als Marketing-, Sales- und Content-OS

2013 wurden wir die erste HubSpot-Partneragentur in Österreich.

Seitdem ist HubSpot für uns die Schaltzentrale für unser Inbound Marketing:

Marketing-Automation + CRM + CMS + Reporting in einem System.

Für uns als kleine Agentur ist die Bündelung entscheidend: weniger Brüche, weniger Schatten-Tools, bessere Datenlage.

So nutzen wir HubSpot als Inbound Marketing Software konkret:

• Web & Content: Website + Blog auf dem Content Hub (ehem. CMS Hub)

• Leadgenerierung & Nurturing: Landing Pages, Formulare, CTAs, Workflows, Lead Scoring

• E-Mail: Newsletter, Automation & Sales-E-Mails direkt aus dem CRM

• Sales & SDR-Tätigkeiten: Deals, Pipelines, Angebote, Rechnungen – alles im CRM

• Podcast-Hosting: Läuft inzwischen ebenfalls über HubSpot

• Analytics & Reporting: ausschließlich über HubSpot-Dashboards

Was wir (noch) nicht in HubSpot tun:

• Social Posting: Nativ auf LinkedIn. Das wird auch so bleiben, wir sind nicht sehr überzeugt vom HubSpot-Social-Media-Tool. Da gibt es eindeutig bessere!

• SEO-Tiefenarbeit: Das interne SEO-Tool von HubSpot ist unserer Meinung nach nutzlos. Wir nutzen ausschließlich externe Tools (siehe unten).

Derzeit profitieren wir von der Zentralisierung unserer Tools in HubSpot, langfristig steigt aber der Vendor-Lock-in. Das nehmen wir bewusst in Kauf, weil Produktivität und Ergebnisqualität (noch) passen.

Übrigens: HubSpot integriert immer mehr KI-Funktionen (Agents/Assistants), die auf eigene CRM-Daten zugreifen.

Unsere Tools für SEO & KI-Sichtbarkeit

Ahrefs ist unser tägliches Arbeits-Tool für Keywords, Rankings, Backlinks und Content-Lücken.

Google Search Console bleibt Pflicht für Suchdaten, Klicks, Impressionen und technische Signale.

Otterly.ai ist ein Monitoring-Tool zur KI-Sichtbarkeit, das wir jetzt einem Langzeit-Test unterziehen.

Content & KI: Unsere Tools zum Schreiben, Produzieren, Repurposen

ChatGPT (inkl. Custom GPTs): Strategie + Analysen, Text-Outline-Entwicklung, ...

Claude & Perplexity: punktuell für Zweitmeinungen/Recherche

Riverside: Aufnahme & Postproduktion für unseren Podcast sowie Videos (Studio-Sound, Schnitt-Features)

HeyGen: Testen wir derzeit für Avatar-Videos für wiederkehrende Kurzformate

MacWhisper: Präzise Transkription lokal auf dem Mac

Canva: Für schnelle Visuals, Thumbnails, Social Assets, aber auch für die Erstellung von Whitepapern etc.

Tools für Kollaboration & Events

Trello: Für unser Projektmanagement. Kanban, schlank, eingespielt und kostenfrei in der Version, in der wir es benötigen.

Miro: Whiteboards für Konzepte, Journeys, Workflows.

Zoom: Webinare (monatlich) & Kundentermine (dazu nutzen wir übrigens auch Google Meet bzw. den Google Workspace für alles andere, was mit Kommunikation & Kollaboration zu tun hat)

Übersicht: Unser Inbound Marketing Tool Kosten (Stand: September 2025)

Gesamtkosten unserer Marketing Tools: knapp 2000 € pro Monat.

Bei einigen Marketing Tools haben wir natürlich eine Jahreslizenz, bei anderen zahlen wir bewusst nur Monat für Monat, damit wir diese auch jederzeit wieder abbestellen können.

Das sind – neben Zeit/Team – praktisch unsere "Marketing-Ausgaben".

Hier die Einordnung der wesentlichen Kostenposten (aufgeschlüsselt nach monatlichen Kosten:

• HubSpot (Marketing Pro, Sales Pro Seats, Content Hub, zusätzliche Kontaktlimits): Unser größter Posten im Monat. Wir zahlen auch als HubSpot-Partneragentur trotz Rabatt rund 1.100 €/Monat.
• SEO & Produktion (Ahrefs, Riverside, Canva, Otterly, HeyGen, MacWhisper): ca. 200 €/Monat
• KI-Tools (ChatGPT, Claude, Perplexity, HubSpot-KI-Credits nach Bedarf): ca. 250 €/Monat.
  • Wir nutzen z. B. bei ChatGPT die Pro-Version, das genügt uns bisher, da wir uns mit weiteren Tools aushelfen können.
  • Dazu kommen Ausgaben für Tests für neue KI-Tools: ca. 100 €/Monat
• Kollaboration & Events (Zoom, Miro): ca. 150 €/Monat

• Weitere Kosten für Tools, die wir für "Outbound" nutzen (zählen streng genommen nicht zu unseren "Inbound Tools", aber belasten unser Marketingbudget, daher zählen wir sie der Vollständigkeit halber hier mit auf): LinkedIn Sales Navigator, Apollo (Prospecting Tool), Aware (Social Selling Tool): ca. 250 €/Monat

Fazit: Unsere Inbound Marketing Tools 2025 – pragmatisch, fokussiert, effizient

Ein starker Kern plus wenige Spezialisten – das ist für uns 2025 die produktivste und kosteneffizienteste Konfiguration für unsere Inbound Marketing Tools.

HubSpot bildet dabei unser Betriebssystem für Marketing und Sales. Alles, was Daten schreibt oder liest, gehört nach Möglichkeit dorthin.

Wo Tiefe zählt, setzen wir bewusst auf spezialisierte Tools:

• SEO: Ahrefs bleibt unser Werkzeug für tiefe Analysen.
• Content & Design: Canva sorgt für schnelle Visuals.
• Produktion: Riverside unterstützt uns bei Podcast- und Videocontent.
• KI: Wir nutzen sie pragmatisch – dort, wo sie direkt auf unsere Daten zugreifen kann, wie in HubSpot oder mit unseren Custom GPTs.

Disziplin gehört für uns genauso zum Stack wie die Tools selbst. Einmal im Monat prüfen wir jede Position auf der Visa-Rechnung: Bleibt das Tool, fliegt es raus oder hat HubSpot es inzwischen ersetzt?

Natürlich gibt es auch Risiken und Trade-offs:

• Vendor Lock-in: Je stärker wir uns auf HubSpot verlassen, desto teurer wäre ein Wechsel. Wir nehmen das in Kauf – weil die Effizienzgewinne überwiegen.
• Kostenanstieg durch KI-Credits bei z.B. HubSpot: Wir rechnen mit einem moderaten Aufschlag, halten die Gesamtsumme aber stabil bei rund 2.000 € pro Monat, indem wir Doppel-Tools abschalten.
• Shiny-Object-Syndrom: Neue Tools testen wir bewusst nur zeitlich begrenzt – mit klarer "Ja/Nein"-Entscheidung am Monatsende.

Der richtige Marketing Toolstack ist nie eine Sammlung von Lieblings-Apps, sondern das Ergebnis klarer Prinzipien. Zentralisieren, wo Daten zählen. Spezialisieren, wo Tiefe zählt. KI nutzen, wo sie echten Mehrwert bringt. Und immer wieder ehrlich prüfen, was wirklich gebraucht wird.