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Das HubSpot CRM: Tipps aus der Praxis

by Martin Bredl
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CRM Kunden anrufen-1

Die Mehrzahl deutscher KMUs nutzt noch immer manuelle Methoden, wie Stift & Papier bzw. Excel & E-Mail zur Kundenverwaltung. Allerdings ist die CRM Softwarenutzung im letzten Jahr (2018) um 27% gestiegen. Rund ein Drittel der kleineren und mittelgroßen Unternehmen in Deutschland nutzen jetzt ein CRM. (Quelle: Capterra)

Wie verwalten Sie Ihre Kundendaten? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie wir als Agentur das CRM von HubSpot nutzen. Warum HubSpot? Wir sind intensive Nutzer der HubSpot Marketing Plattform und das CRM ist kostenlos integriert. Daher hat sich für uns nie die Frage nach einem anderem CRM-Lieferanten gestellt. 

Entwicklung HubSpot CRM 

Das HubSpot CRM gibt es erst seit September 2014. Auf der Inbound 2014 wurde das CRM von Brian Halligan, dem CEO von HubSpot vorgestellt. Das Sensationelle damals war, dass das CRM völlig kostenlos angeboten wurde, und das ist es bis heute geblieben. 

Anfangs waren die Features nicht so toll und die Meinung war: Als kostenloses CRM ist das akzeptabel. Heute hat sich das geändert. G2 sieht das HubSpot CRM heute nach Sales Force an der Spitze: 

HubSpot CRM

Wer bei uns das HubSpot CRM nutzt

Bevor ich jetzt auf die Funktionen des CRMs von HubSpot eingehe, noch ein paar Worte wie wir im Vertrieb organisiert sind. Wir sind ein kleines Unternehmen mit 6 Mitarbeitern, ticken aber in den wichtigen Bereichen wie ein großes Unternehmen.

Unser Vertrieb ist so organisiert, dass wir einen sogenannten Business Development Rep (BDR) haben. Unser BDR ist eine Mitarbeiterin, die Aufgabe hat Leads zu identifizieren, zu qualifizieren und den ersten persönlichen Kontakt herzustellen. Wir nennen den ersten Kontakt "Connect Call".

Dann haben wir eine Funktion "Senior Sales". Diese Funktion ist derzeit noch beim Geschäftsführer angesiedelt. Senior Sales macht den Abschluss von Deals. Dazu gehört es Deals anzulegen, Exploratory Calls und Diagnose Gespräche zu führen, Angebote zu erstellen und Deals abzuschließen.

Unser BDR und unser Senior Sales nutzen das HubSpot CRM für die beschriebenen Vertriebsaktivitäten täglich. Wie genau erfahren Sie in den nächsten Absätzen.

Die wichtigsten Funktionen, die wir täglich für unseren Vertrieb nutzen

Das CRM von HubSpot kann sicher noch viel, viel mehr. Hier beschreibe ich die Funktionen, die uns wichtig geworden sind und die wir täglich nutzen.

1. Kontakte managen

Kontakte und context-bezogene Informationen sind das Wichtigste bei jedem CRM. Hier sind die Kunden und die Leads mit all ihren Daten gespeichert. Kontakte und contextbezognene Informationen sind so wichtig, weil es heute nicht mehr darum geht Kunden mit einem Produkt zu überzeugen. Vielmehr müssen wir bereit sein Menschen zu helfen ein Problem zu lösen. Dazu ist es wichtig möglichst viel über unsere Leads zu wissen.

Wenn ein neuer Kontakt angelegt wird, besser gesagt sich über die Marketing Plattform selber anlegt, ist die Timeline eines Kontaktes noch leer. Mit der Zeit füllt sich die Timeline aber immer mehr mit contextbezogenen Informationen. Das können E-Mails sein, die ein Lead öffnet, Webpages, die besucht werden, Social Media Postings und vieles mehr.

CRM Kontakte

Das ist die Kontaktansicht. Alle Kontakte, die wir über unser eigenes Inbound Marketing generieren, sind hier sichtbar und können von hier bearbeitet werden. Hier können auch Filter eingerichtet werden.

Filter Kriterien:

  • Filtern nach HubSpot Owner: Leads finden, für die ich verantwortlich bin
  • Filtern nach Job Titeln: Die richtigen Leads finden
  • Filtern nach Lead Status: Die Leads mit bestimmten Status finden
  • Filtern nach Actions: Leads mit einem bestimmten Verhalten finden

CRM Timeline HubSpot

Hier sehen Sie die Detailansicht eines Kontaktes. Alle contextbezogenen Informationen sind in der Timeline gespeichert. Das CRM von HubSpot unterscheidet Kontakt-Records und Unternehmens-Records. In den meisten Fällen findet das CRM Kontakt-Records, die zu einem Unternehmen gehören und verbindet diese auch gleich automatisch.

2. Qualifizierung von Leads

Natürlich könnten wir in der Marketing Plattform von HubSpot das automatische Leadscoring nutzen. Dazu muss man aber Zeit haben, denn für das Leadscoring brauchen wir viele Daten über einen Lead, die in der Regel über mehrere Conversions gesammelt werden können. Die Zeit haben wir nicht. Außerdem kann man bei ca. 200 Leads im Monat die Qualifizierung mit dem CRM sehr schnell manuell machen.

Das geht so:

Es beginnt mit der Recherche. Unser BDR schaut täglich mehrmals in die Liste "Neue und wiederkehrende Leads". Diese Liste zeigt eben neue und wiederkehrende Leads, wobei wir private E-Mails gleich unterdrückt haben. Die Business E-Mail Adresse und der Unternehmensname verraten bereits viel über einen Lead.

HubSpot CRM Leads qualifizieren

Das HubSpot CRM hat auch ein nützliches Tool integriert: Die Google Suche. Mit einem Klick auf "Search in Google" sieht unser BDR, ob der Lead etwas taugt oder nicht. Meistens gibt es ein LinkedIn- oder Xing-Profil oder Informationen auf eine Unternehmenswebsite.

Nach der Recherche ändert unser BDR den Lead Status. Das ist der Bearbeitungsstatus eines Leads: HubSpot CRM Lead Status

Wenn der Lead bei uns etwas taugt, also wenn er einer Buyer Persona entspricht, dann wird der Status auf Working gesetzt und wir nehmen mit dem Lead Kontakt auf. Das kann per Telefon oder per Mail erfolgen.

3. Kommunikation mit Leads

Ich schätze, dass wir mit ca. 25% der monatlich hereinkommenden Leads eine persönliche Kommunikation starten. Das machen wir komplett im HubSpot CRM.

Wenn ich einen Kontakt im CRM von HubSpot anklicke öffnet sich dieses Fenster:

HubSpot CRM Kommunikation

 

Ich kann hier:

  • Notizen zu diesem Kontakt anlegen.
  • E-mails direkt über meinen E-Mail Account an diesen Kontakt senden.
  • Den Kontakt über eine integrierte VOIP Telefonanlage anrufen. Das funktioniert sowohl über den Browser aber auch über mein Smartphone.
  • Aktivitäten (Call, E-Mail, Meeting) festhalten.
  • Eine Aufgabe eintragen.
  • Einen Termin festlegen, der mit mit meinem E-Mail Account synchronisiert wird.

Das tolle ist, das sämtliche Kommunikation in der Timeline des Kontaktes festgehalten wird. Bevor wir Telefonate speichern, müssen wir natürlich das Einverständnis einholen. 

4. Deals anlegen und damit arbeiten

Der nächste Schritt in Sales sind Deals. Deals legen wir nur für qualifizierte Leads an. Ein Lead ist für uns qualifiziert, wenn ein Exploratory Call erfolgreich war. Das ist unser Deals-Prozess:

  • Exploratory Call positiv: Lead hat ein Budget, und wirkliche Pain Points bei denen wir helfen können.
  • Diagnosis Gespräch: Detaillierte Informationsaufbereitung für ein Angebot.
  • Offer sent: Angebot übermittelt.
  • Closed Won: Gewonnen, hurra!
  • Closed Lost: Leider nichts.

Genau diesen Prozess bilden wir in Deals im HubSpot CRM ab:

HubSpot CRM Deals

Das tolle wiederum ist, dass alle Deal Stages und alle Informationen in der Timeline abgebildet werden.

5. Nützliche Tools für Sales

Jetzt kommen die wirklich coolen Dinge des HubSpot CRMs. Hier sind die Tools, die ich jeden Tag nutze:

  • Meetings: Ich könnte ohne diesem Tool nicht mehr arbeiten. Wie anstrengend war es mit Leads aber auch mit allen anderen Kontakten Termine zu vereinbaren. Das hat jetzt ein Ende. Ich schicke einfach einen Meeting Link und jeder kann sich auf meinem Kalender einen Termin buchen. Das mache ich direkt von meinem Google E-Mail Account, welchen ich mit dem CRM von HubSpot verbunden habe.

HubSpot CRM Meeting Tool

  • Tracking: Das Tracking-Tool trackt die E-Mails, aber auch Dokumente und benachrichtigt in Echtzeit: E-Mails, Website Besucher, Dokumente, Conversions, wiederkehrende Leads etc. Wenn ich will, kann ich ein Notification-Feld rechts in meinem Bildschirm einblenden. Das stört mich aber, so dass ich es fast immer ausgeschalten lasse.

HubSpot CRM Tracking


  • Sequences: Mit Sequences können wir kleine automatisch ablaufende E-Mail Kampagnen versenden. z.B.: 3 Mails, die jeweils nach 3 Tagen versendet werden. Wenn das erste Mail geöffnet wird, dann stoppt die Sequenz.

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  • Templates: Wir wollen, dass alle unsere Mails in Sales persönlich sind. Trotzdem gibt es tausende Wiederholungen. Damit das alles schneller geht, verwenden wir Templates. Im Wesentlichen sind das vorgefertigte Mails, die wir für ein konkretes Mail personalisieren.

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  • Prospects: Das CRM von HubSpot hat auch ein Prospect Tool eingebaut. Hier sehen wir Besucher auf unserer Website, die sich noch nicht registriert haben. Also anonyme Besucher, die von einer fixen IP-Adresse aus unsere Website besuchen. Damit wir die Übersicht nicht verlieren, haben wir einen Filter eingebaut: Wir wollen nur Unternehmen sehen mit Mitarbeitern zwischen 50 und 500 Mitarbeitern und es müssen mehr als 5 Views sein.

CRM Prospect

Das Prospecting Tool ist eine zusätzliche Hilfe für BDR um Leads zu identifizieren.

Conclusio

Das waren jetzt alles Funktionen und Tools des HubSpot CRMs, die wir regelmäßig nutzen. Manche davon jeden Tag intensiv. Für uns der wesentlichste Vorteil ist die nahtlose Verbindung zwischen dem CRM und der Marketing Plattform. Dadurch haben alle in Marketing und Vertrieb die gleiche Sicht. Wir ersparen uns die laufende Datenpflege. Die meisten Daten werden von unseren Kontakten selbst eingepflegt. Uns macht das Arbeiten mit dem HubSpot CRM einfach Spaß!

Getting things done take off pr

 

Inbound Sales

Martin Bredl

Martin Bredl

Pionier im Inbound Marketing mit viel Erfahrung im Bereich Marketing Automation. Ist auch als Lektor am FH Joanneum tätig. Träumt von einer Farm in Afrika.

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