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Wie Sie einen Marketing und Sales Report mit HubSpot erstellen

Von Stefanie Kargl / Februar 20, 2020
Wie Sie einen Marketing und Sales Report mit HubSpot erstellen

Ob Ihre Inbound Marketing Kampagnen zum gewünschten Ergebnis führen, lässt sich nur durch ein gutes Reporting feststellen. Die Marketing Automation Software HubSpot ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt Ihrer Marketing & Sales Aktivitäten zu analysieren und anschließend zu reporten. Dafür stehen spezielle Reporting-Tools zur Verfügung, die das Reporting, wenn es einmal eingerichtet ist, sehr einfach und zeitsparend machen. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie einen solchen Report mit HubSpot erstellen können.

HubSpot Dashboard

Das HubSpot Dashboard gibt Ihnen eine gute Übersicht über Ihre wichtigsten Reports und Analysen. Sie können ganz verschiedene Dashboards erstellen: z.B.: Marketing, Sales, Analytics, Services etc. Jedes dieser Dashboards beinhaltet die wichtigsten Reports für die jeweiligen Themen. In unserem Marketing Dashboard haben wir als ersten Report immer unsere Sessions und neuen Kontakte des Monats eingeblendet, sodass wir gleich sehen, wie unsere Performance aktuell aussieht.

 

Marketing Dashboard

 

Der zweitwichtigste Report ist sicher unser Funnel Report. Wir wollen einfach immer wissen, wie voll unser Funnel ist und ob wir Marketingaktivitäten verstärken müssen, um unser Ziel pro Monat zu erreichen.

 

Funnel Report

 

Martin, unser Chef, liebt diesen Report über alles. Ich denke er kennt diese Zahlen im Schlaf ;):

Alle Dashboards können individuell angepasst werden und sind dabei auf 10 Reports limitiert. Die jeweiligen Dashboards können auch gefiltert werden, zum Beispiel nach Datum oder Teams, sodass das Reporting noch genauer eingegrenzt werden kann. Die einzelnen Dashboards bieten so einen guten Überblick über Ihre Daten in einem bestimmten Zeitraum und Sie haben damit Ihre wichtigsten Zahlen ständig im Blick.

In jedes Dashboard können Sie bis zu 10 Reports Ihrer Wahl integrieren und Sie können bei jedem Dashboard bestimmen, wie sichtbar es für andere sein soll. “Private” heißt nur Sie haben Zugang, “Shared: Read Only” andere haben Zugang, können aber nur lesen, und “Shared” bedeutet, dass anderer Zugang haben und das Dashboard auch bearbeiten können.

Wie viele Dashboards und Reports?

Mit der Professional Version von HubSpot haben Sie zwei Dashboards mit je 10 Reports zur Verfügung, die Enterprise Version bietet die Möglichkeit bis zu 26 unterschiedliche Dashboards mit je 10 Reports einzurichten. Mit dem HubSpot Reporting Add-on können sogar bis zu 200 Dashboards mit je 10 Reports erstellt werden.

 

HubSpot Marketing Dashboard

 

Einzelne Reports erstellen

Um einzelne Reports zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Reports aus der Report Library
  2. Custom Reports

1. Reports Library

In der Library finden Sie schon vorgefertigte Reports und diese brauchen Sie nur sichern und eines Ihrer Dashboards hinzufügen. Es stehen dafür 137 von HubSpot erstellte Reports zur Auswahl zur Verfügung.

 

HubSpot Library

 

2. Custom Reporting erstellen

Mit dem Custom Report Tool erstellen Sie ganz individuelle Reports. Das ermöglicht Ihnen auf ganz spezielle Anforderungen zu reagieren, denn jeder möchte unterschiedliche Zahlen beobachten und in seinen Report integriert haben. Es stehen dafür vier unterschiedliche Custom Reports Gruppen zur Verfügung:

 

  1. Single object: Hier wird ein einzelner Datensatz analysiert. Zum Beispiel Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, Aktivitäten oder Produkte.
  2. Cross object: Dabei können datensatzübergreifende Berichte erstellt werden, um die Beziehungen zwischen verschiedenen Datensatztypen zu analysieren. So können zum Beispiel Contacts und Deals in einem Report analysiert werden.
  3. Pipeline or funnel: Mit diesem Bericht können Sie aufzeigen, wie Kontakte oder Deals mit der Zeit die einzelnen Lifecycle-Phasen durchlaufen. Mit der Enterprise Version ist es darüber hinaus möglich Event-Funnel Reports zu erstellen, um zu sehen, wie Kontakte mit Ihren Events interagiert haben.
  4. Attribution: Durch einen Attribution Report können Sie die Interaktionen analysieren, die auf Ihrer Website zu Conversions geführt haben. Zum Beispiel, welche Seite dazu beigetragen hat, die meisten SQLs zu generieren. In der Enterprise Version können Sie sogar Revenue Attribution Reports erstellen. So zum Beispiel zu wie viel Umsatz ein Blogbeitrag oder ein Whitepaper beigetragen haben.

 

Custom Report

 

Alle Berichte können mittels unterschiedlicher Visualisierungs-Charts grafisch dargestellt werden. Nachdem Sie einen Bericht erstellt haben, können diese gespeichert oder auch in Ihr Dashboard integriert werden.

Drei Beispiele für einen Custom Report

Hier sind drei Beispiele, wie ein Custom Report ausschauen könnte:

1. Marketing Qualified Leads und Traffic Quellen: Wie viele Marketing Qualified Leads sind von welcher Traffic Quelle gekommen?

 

Marketing und Sales Report

 

 

2. Aktivitäten von Sales zu den einzelnen Deals: Wie viele und welche Aktivitäten hat Sales zu den übergebenen Leads gemacht?

 

Marketing und Sales Report

 

3. Attribution von Pages zur Leadgenerierung: Welche Seite hat wie stark dazu beigetragen, dass wir Leads generiert haben?

 

Marketing und Sales Report

Marketing und Sales Reports teilen bzw. versenden

Sobald Sie Ihre unterschiedlichen Reports erstellt haben oder aus der Library ausgewählt haben und Ihre Dashboards wie gewünscht angepasst haben, können Sie diese ganz einfach mit Ihren Kunden teilen. Unter der Übersicht wählen Sie Ihr gewünschtes Dashboard aus. Entweder eines der drei Default Dashboards oder Ihr eigenes Custom Dashboard. Dieses können Sie dann unter dem Button “Share” an einen oder mehrere gewünschte Empfänger per Mail senden.

Sie können es entweder einmalig senden, oder so einstellen, dass es wiederkehrend zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet wird. Zum Beispiel können Sie es so einstellen, dass immer am Ende des Monats automatisch eine Mail an Ihren Kunden mit dem Marketing Dashboard und allen darin enthaltenen Reportings gesendet wird. Der Report kann dabei direkt in der Mail dargestellt werden oder als PDF oder Power-Point-Präsentation angehängt werden. So ersparen Sie sich das mühsame Erstellen eines monatlichen Reports und können gleich automatisiert über Ihre Fortschritte im Inbound Marketing Bericht erstatten.

Fazit: Marketing und Sales Report mit HubSpot

Ohne ein gutes Reporting können Sie nicht feststellen, ob Ihre Marketing Aktivitäten zum gewünschten Resultat führen. HubSpot bietet zahlreiche neue Reporting Möglichkeiten, die es Ihnen erleichtern, Ihre Daten zu analysieren. Dadurch können Sie automatische Benachrichtigungen mit den neuesten Zahlen direkt an Sie und Ihr Team senden und ersparen sich so viel Zeit bei der Erstellung eines Reports. Wichtig ist es, sich zuerst zu überlegen, welche die wichtigsten 10 Reports sind, die in ein Dashboard integriert werden sollen. Diese können dann aus der Library ausgewählt oder mit einem Custom Report selbst erstellt werden. Das muss einmalig eingestellt werden, der Rest funktioniert dann ganz automatisch mit der monatlichen Zusendung per E-Mail.

 

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Stefanie Kargl
Über Stefanie Kargl

Digital Native. Studierte Wirtschaftswissenschaften sowie Theater- Film- und Medienwissenschaften an der Universität Wien. Begeisterte Tänzerin.