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Editorial Calendar: So planen Sie Ihren Content, ohne im Chaos zu versinken

Von Stefanie Kargl / Juni 4, 2020
Editorial Calendar

Die Erstellung eines Editorial Calendar ist für uns ein wichtiger Bestandteil der Content Strategie. Ohne einen Kalender würden wir in einem totalen Chaos versinken. Wer schreibt welchen Content zu welcher Zeit und wann wird er veröffentlicht, all das wird darin festgehalten und bringt Struktur hinein. In diesem Beitrag erzähle ich euch mehr darüber, was genau ein Editorial Calendar ist, was dabei zu beachten ist und wie er erstellt werden kann. 

Was ist ein Editorial Calendar?

Unter einem Editorial Calendar verstehen wir eine Darstellung aller geplanten Inhalte einer Kampagne mit einem Zeitlimit sowie dem entsprechenden Redakteur, der für die Erstellung des Contents zuständig ist. Das beinhaltet Blogbeiträge, Whitepaper, Checkliste etc., alles was auf der Website angeboten wird, um Visits und Leads zu generieren. Dieser Kalender gibt einem einen guten Überblick über alle Content Stücke und sorgt dafür, dass Deadlines eingehalten werden und jeder genau weiß, wofür er zuständig ist. 

Doch bevor ein Editorial Calendar erstellt werden kann, muss zuerst geklärt werden, welcher Content wann erstellt und veröffentlicht werden soll. Dazu führen wir eine Keyword Recherche durch und veranstalten anschließend ein Redaktionsmeeting mit unseren Kunden. 

Planung des Editorial Calendar im Redaktionsmeeting 

Ganz zu Beginn unserer Kampagnen stehen wir vor der Herausforderung den richtigen Content für unsere Buyer Personas zu finden. Dabei ist es wichtig mit den sogenannten Subject Matter Experts an einem Tisch zu sitzen und die Probleme der potenziellen Kunden herauszufinden. Dafür veranstalten wir alle 2-3 Monate ein Redaktionsmeeting bei dem wir die Experten, sowie die Redakteure gemeinsam in einem Meeting versammeln und Inhalte sammeln. Wir haben auch schon gute Erfahrungen damit gemacht, die für Sales zuständigen Personen ebenfalls mit dabei zu haben, da diese in ständigem Kontakt mit potenziellen Kunden stehen und somit ihre Probleme und Fragestellungen genau kennen. 

In diesem Meeting werden sowohl Inhalte für Blogbeiträge als auch für Whitepaper und andere Downloads gesammelt. Beginnend bei der Awareness Phase bis hin zur Decision Phase, sodass die gesamte Buyers Journey abgedeckt ist. Mit Hilfe einer zuvor durchgeführten umfangreichen Keyword Recherche werden erste Headlines definiert und kurze Briefings erstellt. Die Redakteure können gleich Fragen stellen, oder zu den bestimmten Themen mit den Experten eigene Termine ausmachen, bei dem sie noch näheres besprechen. Die Unternehmen stellen dabei soviel Wissen und Material zur Verfügung, wie vorhanden ist, alles weitere wird dann von dem jeweiligen Redakteur recherchiert. Oft werden auch Interviews geführt, um die Inhalte noch interessanter zu gestalten. 

Es sollte auch genau festgelegt werden, wie viele Content Stücke pro Woche veröffentlicht werden. Unser Ziel ist es bei diesem Meeting Inhalte für die nächsten drei Monate zu sammeln. Daher kann so eine Redaktionssitzung schon drei bis vier Stunden in Anspruch nehmen, um genügend Inhalte zu erarbeiten. Wir haben dabei schon erlebt, dass es oft sehr schnell geht und andere Male sitzt man sehr lange, um die richtigen Inhalte zu finden. 

Anschließend wird besprochen, welcher Content in welcher Reihenfolge erstellt und veröffentlicht werden soll. Oft gibt es schon im Vorhinein genaue Vorstellungen von Inhalten und Deadlines. Falls nicht wird das im Meeting gemeinsam erarbeitet. 

Nach dem Redaktionsmeeting geht es für uns an die Erstellung des Editorial Calendar. 

Wie wir einen Editorial Calendar erstellen

Es gibt unzählige Formate und Tools, die für die Erstellung verwendet werden können. Auch wir haben viele davon ausprobiert, haben uns dann letztendlich aufgrund der einfachen Handhabung für Trello entschieden. Mit dem Tool können Sie verschiedene Boards anlegen, Listen und Karten erstellen und verschieben. Daher eignet es sich ganz besonders gut für den Editorial Calendar.

Wir legen zuerst für jeden unserer Kunden ein eigenes Trello Board an. Darin gibt es dann ein SCRUM Board wo wir unsere monatlichen Sprints planen, sowie ein eigenes Redaktionsboard, das nur für den Content verwendet wird. In diesem Board legen wir alle Personen an, die dafür zuständig sind, dass die Inhalte veröffentlicht werden. Das beinhaltet einen Redakteur, einen Content Owner, sowie den Content Manager, der schließlich den Beitrag veröffentlicht. Zur besseren Verständlichkeit, habe ich ein Muster Redaktionsboard in Trello erstellt, das so aufgebaut ist, wie das unserer Kunden. Die Spalten können dabei ein bisschen variieren. 

Editorial Kalender Muster

In der ganz linken Spalte sammeln wir alle unsere Inhalte, die wir in der Redaktionssitzung besprochen haben und vergeben ein Datum, wann es veröffentlicht werden soll. In der Karte werden auch verschiedene Ressourcen gespeichert, wie zum Beispiel Links oder Präsentationen, die hilfreich sind, um den Content zu erstellen. Zu jeder einzelnen Karte fügen wir einen Redakteur hinzu, der für die Erstellung des Contents zuständig ist. Sobald der Redakteur mit dem Schreiben beginnt, verschiebt er die Karte in die nächste Spalte „Writing“. 

Wenn der Inhalt fertiggestellt wurde, dann wird er vom Redakteur in die nächste Spalte „Editing“ verschoben. Die einzelnen Spalten können von den jeweils zuständigen Personen abonniert werden, dann erhält man eine Nachricht, sobald etwas in die Spalte verschoben wurde. Unter Editing wird der Inhalt von uns durchgelesen und SEO optimiert, sowie korrigiert. Sobald wir damit fertig sind, geben wir ihn in die nächste Spalte und damit zur Freigabe an den Content Owner, also unseren Kunden. Dieser gibt dann das finale „go“ und verschiebt ihn zur Veröffentlichung in die nächste Spalte. Damit ist das Content Stück freigegeben und wartet auf seine Publizierung. Sobald das Datum erreicht ist, wird der Beitrag oder der Download von uns dann veröffentlicht. 

Die letzte Spalte gibt uns dann eine gute Übersicht, welchen Content wir monatlich veröffentlicht haben und ob wir unseren Plan auch wirklich eingehalten haben. Für jedes Monat gibt es dann eine eigene Spalte in der alle Beiträge gespeichert werden, die im jeweiligen Monat erschienen sind.

Fazit Editorial Calendar

Es ist nicht immer leicht den richtigen Content zu finden und zu erstellen. In regelmäßigen Redaktionsmeetings können Sie gemeinsam mit Ihren Kunden die richtigen Inhalte erarbeiten. Ein Editorial Calendar hilft anschließend dabei Struktur hineinzubringen und ist für jede Content Strategie unerlässlich. Sie erhalten so eine gute Übersicht über alle Inhalte und können genau festlegen, wann welcher Content erscheinen soll und wer dafür zuständig ist. Denn wenn es nicht festgehalten wird, dann passiert es aus unserer Erfahrung auch nicht. Wichtig dabei ist, die Deadlines einzuhalten und nicht hinauszuschieben, denn nur so können Sie langfristig den Erfolg sichern. 

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Stefanie Kargl
Über Stefanie Kargl

Digital Native. Studierte Wirtschaftswissenschaften sowie Theater- Film- und Medienwissenschaften an der Universität Wien. Begeisterte Tänzerin.