Auch wenn der Begriff Marketing Automation suggeriert, alles laufe automatisch ab, bleibt einem die Datenpflege auch hier nicht erspart. Zum Glück gibt es einige Tipps, mit denen man sich Zeit und Ärgernis erspart. Lesen Sie hier, wie Sie Herr über Ihr Datenchaos werden und welche Funktionen Marketing Automation bietet, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.
Wodurch entsteht überhaupt Datenchaos im CRM?
In Zeiten von Big Data, wo jeder alles sammelt, ohne genau zu wissen wofür, kommt schnell eine Menge an Daten zusammen. Diese Daten verfallen durchschnittlich mit 2 Prozent pro Monat. Das heißt, nach einem Jahr ist ein Viertel Ihrer Daten wertlos. Hinzu kommt natürlich Ihre eigene Ungenauigkeit, sowie Unvollständigkeit und mangelnde Aktualität der Daten.
Niemand räumt gerne auf (mich eingeschlossen), doch gerade bei Marketing Automation ist es wichtig, stets einen Überblick über seine Daten zu haben. Spätestens bei der Segmentierung von Kontakten hat man sonst Schwierigkeiten einheitlich Daten zu filtern. In der Praxis ist das zum Beispiel wichtig, wenn Sie nur bestimmten Personen E-Mails zusenden oder einen gezielten Workflow erstellen möchten.
3 Tipps für mehr Ordnung in Ihrer Marketing Automation Datenbank
1. Einheitliche Formularfelder
Je länger Sie schon Inbound Marketing betreiben, desto mehr Informationen werden Sie von Ihren Kontakten gespeichert haben. Um sicherzugehen, dass Sie diese Daten auch jederzeit richtig zuordnen und abrufen können, sollten Sie gleich von Beginn an dieselben Bezeichnungen für Formularfelder verwenden, dir Ihr CRM vorgibt.
HubSpot verwendet zum Beispiel für das Feld Anrede die Bezeichnung "Salutation". Wenn Sie beschließen ein anderes Feld zu verwenden, müssen Sie darauf achten, dieses auch bei allen E-Mails und Workflows zu verwenden. Außerdem sollten Sie die Ansicht der Kontakte anpassen, damit Ihnen HubSpot das neue Feld auch anzeigt. Das gilt für alle Felder, die man auf HubSpot selbst erstellt.
Es ist daher immer ratsam bevor man ein neues Feld erstellt, zu überprüfen ob es nicht bereits eines mit der gewünschten Funktion gibt. Dieses Feld können Sie dann anpassen, sprich die Bezeichnung im Formular ändern, während der Name im CRM gleich bleibt.
2. Listen klug benennen
Mit HubSpot ist es ja relativ einfach: man kann Listen zu jedem x-beliebigen Thema erstellen, indem man eine Smart-Liste erstellt und die entsprechenden Filter setzt. Aber auch hier herrscht bald einmal Chaos, wenn Listen nicht nachvollziehbar benannt werden.
Bei jeder Liste sollte man klar erkennen, wozu sie gedacht ist. So reicht es beispielsweise nicht "E-Mail Liste Workflow" zu schreiben - es gibt mit der Zeit ganz einfach zu viele solcher Listen. Besser: "E-Mail Liste Workflow Weihnachtsgewinnspiel 2018".
Zusätzlich können Sie auf HubSpot einen Ordner anlegen, wo Sie zum Beispiel alle Listen für Workflows abspeichern. Hier eine HubSpot-Anleitung wie man Ordner für Listen erstellt. Ordner sind generell ein Geheimrezept für Ordnung im Datenmanagement.
3. Mit Workflows Kontaktfelder aktualisieren
Hie und da wird Ihnen nichts anderes übrig bleiben, als ein neues Formularfeld anzulegen bzw. ein Formularfeld zu ändern. In solchen Fällen ist es wichtig, dass auch allen bestehenden Kontakten das neue Formularfeld zugeordnet wird. Und das geht am besten mittels Workflow.
Erstellen Sie dazu eine Liste mit Kontakten, denen Sie das neue Feld zuordnen möchten und wählen Sie die Aktion "Set a contact property" und wählen die gewünschte Property aus. Jetzt wird allen Kontakten das neue Kontaktfeld zugeordnet.
Pro Tipp: Mit einem Workflow ungewollte Kontakte löschen
Mit der Zeit sammeln sich in Ihrer Datenbank leider auch etliche Kontakte an, die nicht brauchbar sind. Zum Teil sind das Kontakte, mit Fake-E-Mail Adressen, oder auch Adressen, die unzustellbar waren (bounced contacts).
Die falschen E-Mail Adressen bekommen Sie am besten in den Griff, indem Sie Ihre Downloads per Mail versenden. Dadurch können Sie zwar nicht ausschließen, dass der Kontakt die falsche E-Mail Adresse hergibt, doch wenn dieser wirklich den Download haben möchte, muss er sie angeben. Weiters können Sie kostenlose E-Mail Klienten (Gmail, GMX, Yahoo etc.) bereits im Formular ausschließen und erhalten so nur Business E-Mail Adressen.
Als Nächstes sollten Sie sich eine Smart-Liste erstellen mit allen E-Mail Adressen, die unzustellbar waren. Zusätzlich sollten Sie sich weitere Kriterien überlegen wie Kontakte, die in den letzten 6 Monaten keine Mails geöffnet haben oder nicht auf Ihrer Website gewesen sind. Bevor Sie all diese Kontakte löschen, sollten Sie noch einen Excel-Export machen - man weiß ja nie! - und die Datei an einem sicheren Ort ablegen. Danach können Sie alle ungewünschten Kontakte gesammelt löschen.
Speziell wenn Sie HubSpot nutzen macht dies Sinn, da sich das HubSpot Preismodell nach der Anzahl Ihrer Kontakte richtet. Und wer zahlt schon gerne für mehr, als er tatsächlich braucht?
Conclusio: Ordnung schafft Übersicht und spart Geld
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Ordnung in der Marketing Automation Software nicht nur für diejenigen relevant ist, die täglich damit zu tun haben, sondern für das gesamte Unternehmen. Denn: mit nicht aktuellen Datensätzen zahlen Sie einerseits unnötige Summen für Ihre Software, die Sie gar nicht benötigen, andererseits stehlen Sie dem Vertrieb die Zeit mit fehlerhaften Kontaktdaten, was sich wiederum auf das Geschäft auswirkt. Wenn Sie keine Lust haben aufzuräumen, so machen Sie das doch zu Hause, aber bitte nicht in Ihrem CRM ;)
