Standen Sie schon einmal vor einer Aufgabe, wo Sie Anleitungen, To-do-Listen und Ziele hatten aber trotzdem nicht wussten, was Sie genau tun sollten? Ist das vielleicht sogar der Fall, wenn es darum geht HubSpot mit Salesforce zu verbinden? Wenn ja, dann könnte dieser Beitrag für Sie hilfreich sein.
Dieser Beitrag ist keine Anleitung, wie oder wo sie die Integration finden – dazu gibt es genügend Artikel von HubSpot selber – sondern eine Anleitung, wie Sie dieses Vorhaben strategisch so vorbereiten und umsetzen, dass es übersichtlich ist und keine Komplikationen mit sich bringt.
Alle Schritte dokumentieren
Das ist eines der wesentlichsten Schritte. Es scheint vielleicht sehr aufwendig aber, am Ende hilft genau dieser Schritt sehr viel Zeit zu sparen.
Hierzu können Sie am besten ein Google Sheet verwenden. Das ist besonders hilfreich, wenn nicht alle Teammitglieder zugriff zu HubSpot und Salesforce haben. Dieses Dokument ist eine zentrale Anlaufstelle für alle Fragen, Freigaben, und Feinheiten.
In diesem Sheet können Sie mehrere Tabellen-Blätter anlegen, wo sowohl die Mappings festgehalten sind, als auch die Use Cases (beide werden später in diesem Beitrag erklärt). Auch offene Frage oder To-dos sollten hier nicht fehlen.
Alle Schritte, die im Test-System gemacht worden sind, z.B. eine HubSpot Property anlegen oder ein Hidden Form Field testen, sollten hier detailliert beschrieben werden. Das hilft in späterer folge, alles im Echt-System genau nachzubilden. Diese Schritte sind im Tabellenblatt "Implementation" am besten aufgehoben.
1. Generelle Fragen: Wann soll der Lead zu Salesforce gehen?
Bevor die Integration überhaupt in Erwägung gezogen wird, sollte klar sein ab, wann ein Kontakt an den Vertrieb (in diesem Fall zu Salesforce) übergeben werden soll. In anderen Worten: Ab wann ist ein Lead qualifiziert, um nach Salesforce synchronisiert zu werden? (Wir würden vorschlagen den Lifecycle Stage hierfür zu verwenden).
Als Hilfestellung, hier ein kurzer Überblick über die unterschiedlichen Begriffe:
- Salesforce: Contacts/Leads = HubSpot: Contacts
- Salesforce: Accounts = HubSpot: Company
- Salesforce: Opportunities = HubSpot: Deals
Die zweite Frage ist, welche Werte unbedingt mitgeliefert werden sollten z.B. Vorname, Nachname, Telefonnummer, Stadt usw.
Eine weitere generelle Frage, die wesentlich ist: Sollen in Zukunft eventuell die qualifizierten Kontakte, die mittlerweile in Salesforce sind und dann doch nicht als Kunden gewonnen werden konnten, wieder in HubSpot durch Lead-Nurturing E-Mail-Kampagnen weiter bespielt werden? Wenn ja, welche Informationen sind dafür aus Salesforce notwendig?
Nochmal zusammengefasst:
- Ab wann soll der Lead an Salesforce gehen?
- Welche Werte (Properties) sind unbedingt notwendig für die Weiterbearbeitung?
- Soll der Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt in HubSpot weiterbearbeitet werden?
2. Test-Systeme einrichten und verknüpfen
Unsere Empfehlung ist es alles zuerst in Test-Systemen auszuprobieren. So kommen eventuell neue Fragen auf, die für den weiteren Prozess wesentlich sein könnten.
Sie brauchen dafür sowohl eine Testumgebung in Salesforce und auch in HubSpot. Hier finden Sie eine Anleitung, wie eine solche in HubSpot erstellt werden kann.
Erst jetzt kommt die eigentliche Integrations-Anleitung von HubSpot ins Spiel. Diese finden Sie hier: HubSpot-Salesforce-Integration installieren
Wenn Sie alle Schritte befolgt haben, sehen Sie folgende Tabs:
- Sync Health
- Sync Settings
- Contacts
- Companies
- Deals
- Activities
Sync Health
In diesem Tab sieht man, wie viele der API Calls vom 24 Stunden Limit schon aufgebraucht worden sind.
Hier sieht man auch die Sync Errors z.B., wenn eine ungültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde oder wenn etwas nicht richtig von HubSpot bzw. von Salesforce übertragen wurde.
Sync Einstellungen
Wie es funktioniert
“Diese Integration synchronisiert berechtigte Daten zwischen HubSpot und Salesforce. Der bidirektionale Informationsfluss stellt sicher, dass die Datensätze in beiden Systemen auf dem neuesten Stand bleiben.”
Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen:
- einzuschränken was synchronisiert wird
- wie die Daten im jeweiligen System aktualisiert werden sollen
- Datensatzaktualisierungen genau zu steuern mithilfe der ‘Property Mapping’
Wie oft werden Synchronisierungen ausgelöst?
“HubSpot sucht nach neuen Informationen, die alle 15 Minuten über Ihre HubSpot- und Salesforce-Konten aktualisiert werden müssen, und bei Bedarf wird eine Synchronisierung ausgelöst.”
Kontakt- und Firmen-Duplikate werden vom System vermieden. Doppelte Kontakte werden anhand der E-Mail-Adresse abgeglichen. Doppelte Firmen werden anhand der Konto-ID und des zugehörigen Kontakts abgeglichen.
Deal-Duplikate werden wiederum nicht vermieden, da es mehrere gleiche Deals geben kann (z.B. ein Kunde kauft erneut). Wenn eine Opportunity von Salesforce mit HubSpot synchronisiert wird, wird ein neuer Deal erstellt. Wenn ein Deal von HubSpot mit Salesforce synchronisiert wird, wird eine neue Opportunity erstellt.
HubSpot → Salesforce
In diesem Bereich wird die “Inclusion List” ausgewählt. Das heißt nur die Kontakte, die in dieser Liste sind, werden zu Salesforce synchronisiert.
Achtung: Wenn keine Liste ausgewählt ist, werden alle Kontakte zu Salesforce synchronisiert!
Salesforce → HubSpot
Wenn es um die Informationen, die von Salesforce kommen geht, gibt es nur diese zwei Optionen:
- Einen Lead erstellen oder aktualisieren
- oder nichts machen
Aber da es darum geht, so viele Informationen wie nötig mit Salesforce zu synchen, aber gleichzeitig die Datensätze in HubSpot aktuell zu halten, würde ‘nichts machen’ in den meisten Fällen keinen Sinn ergeben.
Achtung: Da es nur diese zwei Optionen gibt, werden auch Kontakte die in Salesforce erstellt werden automatisch in HubSpot erstellt. Wenn das nicht gewollt ist, muss zusätzlich der Schritt “Selective Sync” eingerichtet werden. Das ist sozusagen die “Inclusion Liste” auf der Salesforce Seite. Dieser Prozess wird in diesem Beitrag genau beschrieben.
Kontakte, Firmen und Deals
Diese Tabs haben hauptsächlich mit dem Field Mapping zu tun, welches im folgenden Punkt genauer beschrieben wird. Aber generell gibt es hier eine Übersicht, ob die Felder richtig ‘gemapped’ sind. Von hier aus können auch neue Mapping hinzufügen werden.
Activities
Aktivitäten (z.B. wenn ein Kontakt ein Marketing E-Mail öffnet oder ein Formular ausfüllt) können als Tasks an Salesforce weitergegeben werden.
Es kann auch ausgewählt werden, was für eine Kategorie der Task sein soll z.B. HubSpot ‘form submit’ → Salesforce Task ‘call’. Das versichert nicht nur eine lückenlose Datenübertragung, sondern auch eine klare Basis für die Weiterverarbeitung.
3. Datenübertragung: Mapping und Properties
Field mapping ist die Verbindung zwischen HubSpot-Eigenschaften und Salesforce-Feldern. Wenn diese Properties oder Fields nicht zugeordnet sind, werden diese Daten nicht synchronisiert.
Meistens erkennt das System von alleine welche Properties zu welchen Fields gehören aber manche ‘Custom Properties’ müssen erstellt werden. Manchmal gibt es auch Properties, die in einem der zwei Systeme doppelt sind und dann muss sichergestellt werden welches verknüpft ist.
Ein Beispiel für Custom Properties wäre, wenn es nötig ist zu wissen welche E-Mail Subscription Types ein Kontakt hat. In diesem Fall ist ein Workaround notwendig. Zuerst muss eine Custom Property erstellen werden und dann in HubSpot mithilfe eines Workflows befühlt werden. Diese Custom Property kann erst dann synchronisiert werden.
Überlegen Sie sich welche Custom Fields zusätzlich in Salesforce erstellt werden müssen. Hier ein paar Beispiele:
- HubSpot-ID
- Anrede
- Buyer Persona
- Original Source(s)
Wenn die Mappings eingerichtet werden, gibt es diese vier Optionen für die Datenübertragung:
- Salesforce bevorzugen, sofern nicht leer
- Immer Salesforce verwenden
- Gegenseitig
- Nicht synchronisieren
In diesem Knowledge Base Artikel von HubSpot werden diese und auch die Field Types genauer beschrieben.
4. Use Cases
Es ist unsere Erfahrung nach sehr gut sich verschiedene Use Cases zu überlegen. Diese helfen einem, sich den Übertragungsprozess nochmal genau anzusehen und zu überlegen, wo eventuell Lücken entstehen könnten. Auch für Situationen, die nicht oft vorkommen, ist man damit auch vorbereitet.
Hier ein paar Beispiele:
- Ein Kontakt, die/der sich für Ihr Produkt interessiert hat, wurde aber doch nie ein Kunde. Soll dieser
Kontakte weiter bespielt werden? - Ein Kontakt wird händisch in Salesforce erstellt. Soll dieser zu HubSpot synchronisiert werden?
Oder sollen nur Kontakte von HubSpot an Salesforce gehen? - Ein Kontakt fühlt ein Formular mit der Firmenadresse und eine zweites mit der Privatadresse aus.
Was soll mit den Daten passieren? - Sollen mache Kontakte direkt, nachdem sie ein Formular ausgefüllt habe an Salesforce gehen oder sollen alle in HubSpot vorqualifiziert werden?
Auch diese Use Cases sollten am besten im Test-System getestet werden.
5. Automatisierungen einrichten und testen
Unsere Erfahrung nach ist es am besten mit der Property ‘Lifecycle Stage’ zu arbeiten, da das eine Standard HubSpot Property ist, die nicht bearbeitet werden kann und nicht leicht zurückgesetzt werden kann. Das hilft Fehler vorzubeugen.
Es ist klar, wie die Kontakte nach Salesforce kommen könne – durch eine Inclusion Liste. Aber wie kommen diese Kontakte überhaupt in die Inclusion Liste?
Nehmen wir einmal an, alle MQLs sollen zu Salesforce übertragen werden. Wie werden die Leads zu MQLs? Hier gibt es ein paar Optionen:
- Manuell: Lead Status z.B. ‘in Bearbeitung’ = Lifecycle Stage MQL (muss mit einem Workflow gemacht werden)
- Ein hidden Form-Field in einem Formular
- Durch einen Workflow der die Property Lifecycle Stage direkt bearbeitet
- Durch das ‘bulk edit’ einer bestimmten Kontakt-Liste
6. Echt-Systeme verknüpfen und testen
Es gibt leider keine Möglichkeit alle Einstellungen vom Test-System auf das Echt-System zu übertragen. Daher sollten, wie oben besprochen, alle Schritte gut festgehalten werden.
Nachdem alles verknüpft ist, sollte der Sync Errors Tab überprüft werden und wenn welche vorhanden sind, können diese auch hier oder wenn nötig in Salesforce behoben werden. Wenn es aber zu machen Errors noch Fragen gibt, ist der HubSpot Support eine hilfreiche Ressource.
Fazit: Salesforce Integration mit HubSpot
Es gibt zwar schon eine ausführliche Anleitung, wie man HubSpot mit Salesforce verbinden kann aber das ist eigentlich, unsere Meinung nach, einer der letzten Schritte vom Gesamtprozess. Es bedarf viel mehr Planung, als nur einen Schalter umzulegen.
