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Scrum im Inbound Marketing: Doppelte Arbeit in der halben Zeit schaffen

Von Martin Bredl / Februar 2, 2017
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Mit der Scrum-Methode können Sie die doppelte Arbeit in der Hälfte der Zeit schaffen. Das verspricht der Co-Creator von Scrum, Jeff Sutherland, in seinem gleichlautenden Buch. Als dauernd am Limit arbeitender Agenturleiter ist dieses Versprechen in meinen Ohren hängen geblieben.

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Also kaufte ich dieses Buch, las es über das Wochenende, googelte noch ein wenig dazu und am Montag starteten wir Scrum in unserer Agentur. Jetzt wollen wir alle nicht mehr ohne Scrum arbeiten.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie wir als Inbound Marketing Agentur Scrum ziemlich unkonventionell eingeführt haben und warum wir alle davon begeistert sind. Ich hoffe ich kann Ihnen auch Lust darauf machen.

Was ist Scrum?

Jeff Sutherland war mit dem Projektmanagement in der Softwareentwicklung mehr als unzufrieden. Er suchte einen neuen Weg und fand diesen im Rugby Sport. So wie die All Blacks ihre Angriffe planen und in Sprints den Ball im gegnerischen Malfeld ablegen, sollte erfolgreiches Projektmanagement sein. Das ist auch der Grund warum im Scrum Begriffe aus der Welt von Rugby verwendet werden.

In einfachen Worten ist Scrum die Art und Weise, wie Sie Projekte in kleinere Elemente (Stories) zerlegen und in überschaubaren Zeitfenstern (Sprints) erledigen. Wobei die Mitarbeiter viel Freiheit haben, wie Sie das Ziel erreichen. Hauptsache ist, das Ziel wird erreicht.

Mehr zur Theorie, Kultur und Einsatz im Marketing finden Sie auf dem Blog von Babak Zand. Wir selbst verwenden nur Teile der Methode, die wir in unserem kleinen Team von 6 Leuten bei Take Off PR für sinnvoll erachten. Wir haben sehr viel abgekürzt. Wie bei jeder Methode sehe ich im Scrum auch so den Drang zum Selbstzweck. Alles nicht notwendig, wir wollen nur vorankommen. Sollen andere Scrum als ihren Lebenssinn ausleben.

Das wichtigste im Scrum gleich am Praxisbeispiel erklärt

So schaut unser Scrum Board für das eigene Inbound Marketing und Vertriebsprojekt aus. Ja einer unserer Kunden sind wir selbst. Für jeden Kunden haben wir ein eigenes Scrum Board. Wir verwenden für unsere Scrum Boards Trello.

Am Ende des Beitrags gelangen Sie über einem Link zu diesem öffentlichen Trello Board, das Sie kopieren und gleich für Ihr erstes Marketing Scrum Projekt einsetzen können.

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Es ist wirklich sehr einfach, wenn Sie sich nur auf die paar Dinge konzentrieren, auf die es wirklich ankommt. Das Ziel ist es, möglichst viele Aktivitäten, die Stories genannt werden, von der Spalte "Backlog / Planning" in die Spalte "Done" zu bringen. Dabei gibt es ein paar einfache Spielregeln, auf die ich jetzt eingehe.
 

1. Backlog / Planning

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In diese Spalte kommen alle Aktivitäten (Stories) eines Projektes. Unser eigenes Inbound Marketing und Sales Projekt ist ein Dauerprojekt. Das heißt die Spalte Backlog / Planning füllt sich laufend.

Wie? Oft während der Arbeit. Da fällt mir ein das wäre auch noch zu tun. Hinein in den Backlog. Oder wir haben eine Liste von 132, ja einhundertzweiunddreißig Standard Aktivitäten im Inbound Marketing, die einmalig oder laufend bei einem Inbound Marketing Projekt gemacht werden müssen. Das sind einfach die Schrauben an denen wir regelmäßig drehen, damit die Inbound Maschine auf vollen Touren läuft.

Bei neuen Projekten füllt sich diese Spalte schon bei der Planung. Oft auch bei unseren Sprint Planungstreffen. Das ist aber schon die nächste Regel. Diese Spalte ist so etwas wie ein Aktivitäten-Speicher. Nicht alles muss sofort erledigt werden, aber es geht nichts verloren.

2. Current Sprint

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Ich habe jetzt bewußt eine Spalte übersprungen. Die Spalte "Current Sprint" ist der Kern und das Geniale an Scrum. Ohne dieser Spalte wäre Scrum wirklich nichts Neues.

In die Spalte Current Sprint werden Aktivitäten "Stories" von der Spalte Backlog / Planning geschoben. Und zwar nur so viele Aktivitäten, wie innerhalb eines Sprints vom Team erledigt werden können. Wie lange solche Sprints dauern, können Sie festlegen. Meist von 1 Woche bis 4 Wochen. Wir haben die Dauer unseres Sprints für unser eigenes Projekt aber auch für alle Kundenprojekte auf 1 Woche festgelegt.

Die Festlegung was in einen Sprint kommt erfolgt im sogenannten Sprint Planungstreffen. Wir treffen uns jeden Montag von 09:00 bis 10:00. Das ist unser wichtigstes Treffen als Team und daher machen wir das im Rahmen eines gesunden Frühstücks im Lilletes in der Tuchlauben, 1010 Wien. (Der Chef zahlt ;)).

Wir checken zuerst in der Spalte "Done" was wir erledigt haben. Dann was noch im Backlog der letzten Woche hängengeblieben ist und anschließend sagt jeder, was er für sich in den laufenden Sprint dieser Woche schieben möchte. Ich als Chef rede mit, aber jeder ist selbst verantwortlich. Als Chef habe ich bestimmte Joker, die ich aber selten einsetze.

Damit wir wissen wie viel wir in den Current Sprint schieben können, haben wir die Chrome Extension "Scrum for Trello" installiert. Wir vergeben mit Scrum for Trello sogenannte Story-Points. Im Wesentlichen zeigen die Story-Points den Umfang einer Aktivität (Story). Dabei kommt die mysteriöse Fibonacci Zahlenreihe zum Einsatz. Siehe:

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Bei der Fibonacci Zahlenreihe ist die Summe zweier Zahlen immer das Ergebnis der nächsten Zahlen.

Der Grund für den Einsatz dieses Zahlensystems: In der Praxis ist es sehr schwer zu schätzen, wie hoch der zeitliche Aufwand einer Aktivität ist. Es ist aber relativ leicht zu sagen ob eine Aktivität mehr Aufwand ist als eine Andere.  Einen Blogbeitrag zu texten dauert länger, als eine Landingpage zu erstellen.

Bei uns ist der Blogbeitrag etwa doppelt so komplex wie eine Landingpage mit allem Drum und Dran. Daher ist die Komplexität eines Blogbeitrages 2 und die einer Landingpage nur 1. Letztlich hat das System schon einen Bezug zur Zeit, den wollen wir aber vermeiden. Auch gegenüber unseren Kunden.

Jede Aktivität hat Story Points. Wir haben eine Liste mit Aktivitäten und den dazugehörigen Story Points. Wenn wir eine Aktivität von der Spalte Backlog / Planning in den Current Sprint schieben, geben wir in Trello die Story Points und den Eigentümer der Aktivität an.

Die Chrome Extension "Scrum for Trello" macht das sehr einfach und zählt auch gleich alle Story Points einer Spalte zusammen. Für unser eigenes Inbound Marketing Projekt wollen wir bei jedem Sprint 30 Points umsetzen. Für jeden Kunden und für jedes Projekt gibt es ein anderes Ziel von Points. Das bei Kundenprojekten schon beim Angebot festgelegt wird.

Mit unseren Kunden gehen wir nicht wöchentlich ins Lilletes. Wir haben alle Jour fixes durch Online Sprint Treffen ersetzt. Bei diesen Treffen gehen wir genauso vor, wie bei unserem Sprint Treffen, allerdings ohne Müsli, Ferdinand und super guten Kaffee.

Scrum Board für Inbound Marketing

3. Blocked

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Auch mit Scrum läuft nicht immer alles wie geschmiert. Es kommt vor, dass eine Aktivität (Story) in den Current Sprint geschoben wurde und nicht erledigt werden kann. Es darf aber keine Aktivität (Story) in den Backlog zurückgeschoben werden. Diese Aktivitäten landen dann in der Spalte "Blocked". Da bleiben sie solange bis sie erledigt werden können.

 

4. Quality Assurance & Done

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Das Ziel ist es die Aktivitäten eines Current Sprints in die Spalte "Done" zu befördern. Dabei müssen Sie aber noch die Hürde "Quality Assurance" passieren. Im Scrum ist "Done" wirklich Done. Das heißt diese Aktivität ist online oder Sie kann von Kunden genutzt werden.
 
Wir wollen aber eine Qualitätskontrolle, bevor etwas online geht oder bevor Kunden an eine Aktivität gelassen werden. Daher kommen alle erledigten Aktivitäten zunächst in die Spalte "Quality Assurance" erst wenn ein Kollege, der Chef oder ein Kunde sagt, dass diese Aktivität fertig ist, dann ist sie wirklich fertig.
 

Was wir (noch) nicht machen

Ich habe schon zu Beginn darauf hingewiesen, dass wir Scrum ziemlich unkonventionell implementiert haben. Der klassische Weg ist, dass Sie eine Scrum Ausbildung machen oder einen Scrum Berater in das Unternehmen holen. Das kann bei großen Unternehmen oder großen Projekten schon sehr sinnvoll sein. 

Unser Leitspruch ist "Getting Stuff Done". Wir sehen die Einführung der Scrum Methode selbst als eine agile Vorgehensweise. Das bedeutet, dass wir die grundsätzliche Methodik sehr rasch implemtiert haben und jetzt optimieren wir und passen laufend an. 

Bei Scrum gibt es mittlerweile ein umfangreiches Regelwerk. Da werden Scrum Master und vieles mehr vorgeschlagen. Das kann mir zumindest derzeit gestohlen bleiben. Wir sind mit dem Mindest-Set von Regeln derzeit gut bedient. Was wir gerne machen würden aber nie schaffen sind die sogenannten Daily Stand-ups. Das Team stellt sich kurz zusammen und jeder erzählt wie es ihm bei seinen Stories geht und ob er Hilfe braucht. 

Conclusio Scrum im Inbound Marketing

Es ist so einfach. Laden Sie sich unser Scrum Board in Trello herunter. Machen Sie Ihr erstes Scrum Planungstreffen und legen Sie dabei gleich fest was in Ihren Current Sprint hinein soll. Erklären Sie die paar Regeln, die einfach notwendig sind und los geht es. 

Ich kann nicht sagen ob wir in der halben Zeit tatsächlich das doppelte leisten. Was ich aber sagen kann, dass das Arbeiten uns jetzt viel mehr Spaß macht. Und dass wir jetzt gegenüber uns selbst und gegenüber unseren Kunden sehr, sehr transparent sind was wir eigentlich leisten. 

Scrum Board Inbound Marketing

 
 

 

Martin Bredl
Über Martin Bredl

Pionier im Inbound Marketing mit viel Erfahrung im Bereich Marketing Automation. Ist auch als Lektor am FH Joanneum tätig. Träumt von einer Farm in Afrika.